W czym możemy Ci pomóc?
Poniżej znajduje się słownik przydatnych pojęć oraz informacji, z którymi warto się zapoznać przed rozpoczęciem pracy na platformie FinxS.
Platforma FinxS – innowacyjna platforma internetowa. To tu zakładane są projekty, gromadzone wyniki. Dzięki niej respondenci mogą wypełniać kwestionariusz on-line.
Użytkownik (platformy FinxS) – każda, wyznaczona przez firmę osoba, która administruje korzystaniem z Platformy (np. wskazany pracownik działu HR). Osoba, która rozpoczyna pracę z Platformą FinxS otrzymuje dostęp do swojego konta użytkownika. Link do platformy, login i hasło przesyła konsultant Extended Tools Polska.
Respondent – osoba, która wypełnia kwestionariusz FinxS Feedback 360 i dla której generowany jest raport.
Raport – zawiera wynik respondenta (bądź zbiorczy wynik grupy w przypadku raportu zespołowego). Dostępne są różne rodzaje szablonów raportów: ogólne i profilowane.
FinxS Feedback 360 (FF360) – to narzędzie internetowe pozwalające na ocenę kompetencji danego pracownika zarówno przez otoczenie (menedżerów, współpracowników, czy podwładnych), jak i przez niego samego. FinxS Feedback 360° to narzędzie, które całkowicie eliminuje stosy kwestionariuszy i godziny stracone na wprowadzaniu danych. Cały proces administrowany jest automatycznie i zapewnia całkowitą poufność osobom oceniającym.
Projekt/Otwieranie Projektu – miejsce, gdzie będą gromadzić się wyniki analiz. Każdy użytkownik może otwierać wiele projektów, co pozwala na uporządkowanie i łatwiejsze zarządzanie zgromadzonymi wynikami. Przykładowo możemy otworzyć projekt dla wszystkich osób z firmy X, a inny dla wszystkich osób biorących udział w szkoleniu Y. Tworząc projekt należy starannie wypełnić wszystkie pola oznaczone gwiazdką (po zapisaniu – nie można ich edytować). Informacje jakie należy wprowadzić to m.in: nazwa organizacji, nazwa projektu; kod dostępu (opisany poniżej); metoda wysyłania raportów.
Kod dostępu – otwierając nowy projekt zawsze należy ustalić indywidualny, przypisany do konkretnego projektu kod dostępu. Zaczyna się zawsze przedrostkiem POL, wpisujemy go zawsze wielkimi literami: POL-XXX. Może to być skrót nazwy firmy + rok; ważne, aby był on wpisany wielkimi literami. Należy pamiętać, że raz ustalonego kodu dostępu nie można później edytować. Kod dostępu przy konkretnym projekcie ustalamy raz, jednak jest on niezbędny w dalszych krokach np. przy wysyłaniu instrukcji do respondentów.
Zaproszenie do badania – informacja wysyłana mailowo automatycznie z poziomu platformy, która zawiera informacje o osobie ocenianej, link do kwestionariusza, kod dostępu: POL-XXX, hasło oraz krótką informację o badaniu.
Generowanie raportu – pobieranie z systemu wybranego raportu osoby, która przeszła badanie FinxS Feedback 360.
Punkty – są niezbędne, aby wygenerować raport w systemie FinxS. Dodaje je na konto konsultant Extended Tools Polska po otrzymaniu od klienta podpisanego formularza zamówienia. Analiza FF360 to równowartość 9 punktów, pobierane są podczas pierwszego generowania raportu. Każde kolejne wygenerowanie raportu dla tego samego wyniku (np. w innym układzie danych) nie pobiera już punktów.
W celu zalogowania się na platformę FinxS wystarczy wejść podany link: https://www.finxs.com/users/sign_in
Następnie należy wpisać (1) Nazwę użytkownika (login) oraz (2) hasło, przesłane wcześniej przez konsultanta Extended Tools Polska.
W przypadku pierwszego logowania konieczna jest akceptacja regulaminu.
Bardzo ważne jest, aby przy pierwszym logowaniu zmienić hasło dostępu. W tym celu wystarczy wejść w zakładkę (1) Użytkownicy i z rozwijanej listy wybrać (2) Administracja użytkowników.
Następnie przejść do zakładki (1) Hasło i po prawej stronie kliknąć przycisk (2) Edytuj.
Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie pola:
Dotychczasowe hasło – np. to przesłane przez konsultanta przy zakładaniu konta
Nowe hasło i Wpisz ponownie nowe hasło i na koniec kliknąć przycisk Zapisz.
Nową funkcjonalnością systemu, jaka pojawiła się w związku z wejściem w życie RODO, jest przycisk umożliwiający błyskawiczną zmianę hasła na koncie. Jest to alternatywa dla pierwszego sposobu opisanego powyżej.
Po zalogowaniu na platformę wystarczy kliknąć (1) strzałkę przy nazwie Użytkownika, dzięki czemu rozwinie się lista, a następnie przycisk (2) Zmień hasło. I podobnie jak poprzednio wystarczy uzupełnić pola i zapisać zmiany.
Po skończonej pracy zawsze należy wylogować się z platformy. Zwłaszcza, jeżeli nie korzysta się z komputera prywatnego, ale pracuje na komputerze dostępnym dla innych użytkowników.
Przed przystąpieniem do badania niezbędne jest uzupełnienie treści zgody, która wyświetla się respondentom. Zgodę możemy uzupełnić w ustawieniach konta, wówczas jej treść będzie się zaciągać do tworzonych projektów lub indywidualnie dla każdego z projektu [więcej w części: Otwieranie nowego projektu]
W celu uzupełnienia zgody wystarczy wejść (1) Użytkownicy – (2) Administracja użytkowników.
Następnie wybrać zakładkę (1) ustawienia użytkowników i zjechać na sam dół strony.
W celu wprowadzenia zmian wystarczy kliknąć (2) Edytuj i uzupełnić puste pola danymi firmy.
Wprowadzenie zamian wystarczy zatwierdzić poprzez przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.
Instrukcja poświęcona będzie otwieraniu badania 360 stopni z użyciem gotowego kwestionariusza, znajdującego się w systemie FinxS. Gotowy kwestionariusz należy wcześniej odziedziczyć (skopiować) z Biblioteki raportów systemowych do Moich raportów. Wystarczy wejść (1) Szablony i wybrać (2) Kwestionariusze otwarte.
Po lewej stronie pod logo FinxS znajdują się Moje szablony, należy kliknąć w (1) strzałkę, aby rozwinąć listę, następnie wybrać (2) Szablony systemowe.
Kolejnym krokiem jest kliknięcie w (1) strzałkę przy pozycji Ocena 360, aby rozwinęła się lista dostępnych kwestionariuszy. Następnie należy kliknąć na (2) bazowy kwestionariusz pod nazwą Bazowy_FinxS Feedback 360°, aby podświetlił się na różowo. Na koniec w celi skopiowania kwestionariusza w prawym dolnym rogu należy kliknąć przycisk (3) Dziedzicz. W ten sposób gotowy kwestionariusz staje się dostępny i będzie możliwe jego podpięcie pod nowy projekt Feedback 360.
Aby założyć projekt należy wejść w zakładkę Projekty, a następnie wybrać poniżej Ocenę 360.
W lewym dolnym rogu znajduje się (1) przycisk „+”, na którego należy kliknąć, aby dodać nowy projekt.
Otwiera się karta projektu do uzupełnienia, kluczowe są wszystkie pola z gwiazdkami. Na koniec należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.
Nazwa – nazwa realizowanego projektu; nazwa będzie widoczna na liście projektów pod Ocena 360
Nazwa widoczna dla respondenta – można wpisać: FinxS Feedback 360
Kod dostępu – indywidualny dla każdego projektu np. POL-PROJEKT; wpisać bez spacji, bez znaków specjalnych, najlepiej drukowanymi literami
Kwestionariusz – wybór dostępnego kwestionariusza odziedziczonego lub własnego; bez kwestionariusza nie będzie można zapisać założonego projektu
Odpowiadający interfejs – pozostaje bez zmian
Opis – pole opcjonalne, może zawierać szczegóły projektu
Kraj – może pozostać bez zmian
Organizacja – nazwa organizacji/firmy, która bierze udział w badaniu
Wyślij podziękowanie – zaznaczamy box, jeśli respondent ma otrzymać podziękowanie za udział w badaniu
Nazwa nadawcy – nazwa organizacji/firmy, która przeprowadza badanie
Email od – adres email, z którego będą wysyłane powiadomienia systemowe; preferowany jest adres mailowy osoby, która technicznie będzie obsługiwać badanie
Grupy – pozostaje bez zmian jako puste; podział na grupy zostaje automatycznie wczytany do systemu z plikiem zawierającym dane uczestników badania
Data otwarcia – data otwarcia badania
Przypomnienie 1 – data pierwszego przypomnienia
Przypomnienie 2 – data drugiego przypomnienia
Data zamknięcia – data automatycznego zakończenia badania
*Pomijanie – umożliwia pomijanie pytań
*Zezwalaj na powrót do pytań – umożliwia powrót do pytań
Użyj hasła – zabezpieczenie dostępu do badania
Zachowaj wyniki anonimowe – wyniki są anonimowe; wyniki zawsze zachowujemy anonimowe, o ile nie ma innych wyjątkowych wytycznych w tej kwestii
* Ustawienia dotyczące pomijania pytań, a także powrotu do pytań zależą od preferencji osoby zlecającej badanie oraz specyfiki danego projektu, dlatego zawsze należy upewnić się, jakie opcje ustawić.
Po zapianiu projektu istnieje możliwość jego modyfikacji. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk Edytuj znajdujący się w prawym dolnym rogu. Po wprowadzeniu zmian należy pamiętać o zapisaniu projektu.
Ważne: jeśli w projekcie zostaną zmodyfikowane daty przypomnień i zakończenia, to należy sprawdzić, czy nadpisały się w datach poszczególnych uczestników badania.
W tym celu wystarczy wejść do zakładki (1) Osoby, z lewej strony (2) wybrać uczestnika i sprawdzić, czy (3) daty są zgodne z tymi ustawionymi z projekcie.
W zakładce (1) Email dostępne są gotowe formatki wiadomości: (2) zaproszenie, przypomnienie i podziękowanie. W (3) górnej części widać treść, jaka zostanie wysłana, w dolnej (4) Szablon systemowy z różnymi (5) językami do wyboru.
Istnieje także możliwość edytowania zaproszeń, przypomnień oraz podziękowań wysyłanych automatycznie z systemu. Można także zmienić język w takiej wiadomości i na przykład zostawić wersję w języku polskim, a poniżej wkleić treść w języku angielskim, jeśli badana grupa jest mieszana. W tym celu wystarczy wejść w zakładkę (1) Email, zaznaczyć box przy treści wiadomości do zmiany (2) Zaproszenie, Przypomnienie, Podziękowanie, następnie kliknąć przycisk (3) Edytuj i dokonać zmian (4) w treści maila. Bardzo ważne jest, aby czerwone nawiasy i treści w nich zawarte pozostały niezmienione, chyba że nie będą potrzebne w projekcie – wówczas wystarczy usunąć całe elementy. Po ich wprowadzeniu zapisać.
W celu zmiany języka wiadomości lub potrzeby wiadomości w kilku językach należy w dolnej części w Szablonie systemowym wybrać język np. Angielski (US) i skopiować treść. W kolejnym kroku wystarczy powtórzyć czynności dotyczące Edycji treści wiadomości, czyli pozostając w zakładce Email zaznaczyć box przy treści wiadomości do zmiany Zaproszenie, Przypomnienie Podziękowanie, następnie kliknąć przycisk Edytuj i dokonać zmian wklejając treść po angielsku pod treścią polską lub zamiast niej. Po wprowadzeniu zmian zapisać.
Na tej samej zasadzie można edytować zarówno przypomnienia oraz podziękowania. Jeśli zajdzie taka potrzeba, można także dorzucić indywidualny fragment wiadomości np. opisujący cel badania, a na dole wiadomości umieścić dane kontaktowe osoby, która technicznie odpowiada za projekt. Ważne jest, aby pozostawić bez zmian treści systemowe (czerwona czcionka).
ZGODA RODO
Po utworzeniu projektu należy wypełnić zakładkę (1) Zgoda RODO poprzez kliknięcie przycisku (2) Edytuj.
Po wejściu w edycję można całkowicie wyłączyć zgodę poprzez odznaczenie boxa w polu (1) Pokaż EU zastrzeżenie. Rekomendujemy pozostawienie boxa zaznaczonego oraz odpowiednie uzupełnienie treści. W (2) wykropkowanych polach należy wprowadzić odpowiednie dane. Można zmodyfikować treść według potrzeb. Wprowadzenie zamian wystarczy zatwierdzić poprzez przycisk (3) Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.
Po pomyślnym otwarciu nowego projektu należy wprowadzić plik z danymi osób, zarówno ocenianych jak i oceniających. Drogą do sprawnego i szybkiego przejścia przez ten proces jest prawidłowe wypełnienie pliku przez osobę, która zleca badanie. Na platformie dostępny jest przykładowy plik Excel. W celu jego pobrania wystarczy wejść do zakładki (1) Osoby i w lewym dolnym rogu należy kliknąć (2) ikonę Excel, a następnie na rozwijanej liście kliknąć (3) Przykładowy plik.
Poniżej znajduje się poprawnie wypełniony plik.
Tak przygotowany plik można zaimplementować do systemu. W tym celu wystarczy powtórzyć ścieżkę – zakładka (1) Osoby – lewy dolny róg (2) ikona Excel z tą różnicą, że po rozwinięciu należy wybrać (3) Wczytaj i wgrać plik.
Jeśli wszystko przebiegło prawidłowo powinno pojawić się okno z informacją dotyczącą osób biorących udział w badaniu.
Po upewnieniu się, że wszystko jest gotowe do rozpoczęcia badania, pozostając w zakładce (1) Ogólne można wysłać do wszystkich zaproszenia klikając w przycisk (2) Wyślij zaproszenia.
Przypomnienia będą wysyłane z systemu automatycznie zgodnie z datami ustawionymi podczas zakładania projektu. Jednak jeśli zajdzie potrzeba wysłania ich wcześniej, można zrobić to ręcznie. Pozostając w zakładce (1) Ogólne wystarczy kliknąć przycisk (2) Wyślij przypomnienia.
Po zakończeniu badania można wygenerować raport. Sekcje dostępne do wygenerowania:
Wyniki można prezentować w formie tabel lub wykresów.
W celu wygenerowania raportu z systemu należy z menu na górze strony wybrać zakładkę (1) Baza danych, a następnie z rozwiniętej listy pozycję (2) Baza osób.
Następnie należy przejść w lewy górny róg do menu (1) Ocena 360, rozwinąć listę dostępnych projektów i (2) wybrać projekt, z którego ma być pobrany raport. Po wybraniu projektu pojawi się lista osób, które wypełniły kwestionariusz. W celu wygenerowania raportu wystarczy wybrać osobę zaznaczając (3) box po lewej stronie przy nazwisku, dodatkowo (4) zaznaczona osoba pojawi się nad tabelą z wynikami, na koniec wystarczy kliknąć przycisk (5) Generuj raport znajdujący się na z lewej strony nad lub pod tabelą.
Otworzy się okno z (1) danymi osoby, (2) ilością pobieranych punktów. W celu przejścia do raportu wystarczy kliknąć przycisk (3) OK.
Osób ocenianych w projektach może być wiele. Przykład powyżej przedstawia sytuację, w której oceniana była tylko jedna osoba. Natomiast jeśli w rzeczywistym badaniu tych osób byłoby więcej, wtedy dla każdej osoby generuje się osobno raport, postępując analogicznie w każdym przypadku. Każdy taki raport pobiera z systemu (za pierwsze jego generowanie) 9 punktów. Jeśli kwestionariusz dostępny jest w języku angielskim, raport wtedy można także wygenerować w tym języku. W przeciwnym wypadku nie będzie to możliwe.
Poniżej przedstawione są dostępne sekcje oraz możliwości raportu.
Po wybraniu (1) sekcji pojawiają się (2) możliwe opcje prezentacji wyników, np. Ranking wg grup pytań lub Ranking wg pytań. Wskazane jest także posegregowanie wyników (np. od największego do najmniejszego). Służy do tego mała (3) strzałka znajdująca się nad wynikami. Można również (4) drukować wybrane sekcje lub (5) tabele.
Wyniki można prezentować w formie (1) tabel i/lub (2) wykresów.
Jeśli do kwestionariusza wprowadzone były pytania otwarte, należy zaznaczyć box przy opcji Pokaż pytania otwarte, aby znalazły się w raporcie.
Po wybraniu wszystkich elementów należy kliknąć w przycisk (1) Drukuj wybrane sekcje, następnie w nowym oknie (2) wybrać lub uzupełnić pola. W polu (3) Szablon raportu – należy wybrać Raport Feedback 360. Jeśli nie jest widoczny, wystarczy skontaktować się z konsultantem Extended Tools Polska. Następnie zaznaczyć (4) sekcje raportu i na koniec zaakceptować przyciskiem (5) OK.
W celu stworzenia własnego kwestionariusza należy wejść w zakładkę (1) Szablony, a następnie wybierać opcję (2) Kwestionariusze otwarte.
W lewym dolnym rogu należy kliknąć przycisk (1) plus „+”, w ten sposób otworzy się (2) Nowa Matka czyli nowy szablon kwestionariusza. Po kliknięciu na przycisk (2) Nowa Matka otworzy się karta kwestionariusza do uzupełnienia.
Nazwa – należy wpisać nazwę kwestionariusza
Opis – należy wpisać szczegóły dotyczące kwestionariusza, np. cel, opis projektu etc.
Kategoria – należy wybrać Ocena 360
Można klonować – pole opcjonalne, którego zaznaczenie oznacza, że będzie można w razie potrzeby sklonować kwestionariusz, aby nanieść zmiany. Pole edytowalne po zapisaniu kwestionariusza
Zablokowany – należy pozostawić zaznaczone do czasu, gdy kwestionariusz będzie w 100% gotowy
Losowa kolejność – dotyczy kolejności pytań, należy zaznaczyć według potrzeby
Pomijanie – pozostawić elastyczne
Na koniec wystarczy kliknąć przycisk Zapisz.
Istnieje możliwość zmian na karcie kwestionariusza, wystarczy kliknąć przycisk (1) Edytuj. W celu wprowadzenia pytań wystarczy kliknąć w przycisk (2) Edytuj pytania.
Z lewej strony widoczne są (1) Grupy pytań, przyciski (2) Wstecz i (3) Podgląd, (4) Język: Polski (język kwestionariusza) oraz na dole (5) znak plus „+” i minus „-„. Z prawej (6) Język (lista języków kwestionariusza) oraz (7) Pozycje kwestionariusza.
Istotne jest to, że zmiany w kwestionariuszu zapisują się automatycznie. Nie są dostępne opcje typu Zapisz/Anuluj/Cofnij.
W celu dodania grupy wystarczy kliknąć w lewym dolnym rogu na (1) znak plusa „+”, w celu usunięcia na znak minusa „-„. Po kliknięciu w (2) ikonę Ołówka rozwija się (3) pole edytowalne, gdzie można wprowadzić właściwą nazwę i zatwierdzić ENTEREM. W razie potrzeby istnieje możliwość zmiany kolejności grup – wystarczy kliknąć na (4) ikonę plusa ze strzałkami i przeciągnąć na odpowiednią pozycję.
Dobrze, jeśli kwestionariusz rozpoczyna się krótkim opisem badania; czym jest, czego dotyczy, jak przez nie przejść itp. Należy przygotować dwa warianty, zarówno dla osób oceniających (pole 360) jak i w przypadku samooceny dla ocenianych (pole Samoocena). Pozycje do wyboru znajdują się po prawej stronie i wystarczy przeciągnąć je w miejsce, w którym chcemy, aby się znalazły.
W celu utworzenia kwestionariusza wystarczy wybrać z prawej strony właściwe (1) Pozycje. Klikając na wybraną opcje należy ją przeciągnąć na środek ekranu. Następnie wystarczy uzupełnić treść w polach (2) 360 – pytanie w 3 osobie liczby pojedynczej i (3) Samoocena – w pierwszej osobie liczby pojedynczej.
Najlepiej zacząć od (4) Instrukcji pamiętając o wybraniu opcji jej (5) wyświetlania.
Każde pytanie i każda pozycja powinno być oddzielone od siebie. W tym celu należy przeciągnąć pozycję (1) Przerwij stronę na (2) środek ekranu.
Jeśli nie ma innych wytycznych odnośnie budowy kwestionariusza, aby wprowadzić pytania należy użyć opcji (1) Skala otwarta. Następnie wystarczy uzupełnić treść w polach (2) 360 – pytanie w 3 osobie liczby pojedynczej i (3) Samoocena – w pierwszej osobie liczby pojedynczej. W polu (4) do należy wprowadzić preferowaną ilość stopni w skali pamiętając o jej zatwierdzeniu przyciskiem (5) Zapisz. Dzięki temu poniżej pojawi się odpowiednia ilość (3) pozycji skali. Ważne: skalę należy wprowadzić od najwyższej do najniżej! W celu sprawdzenia sposobu wyświetlania się pytań wystarczy kliknąć przycisk (6) Podgląd.
Ułatwieniem jest możliwość klonowania pytania razem ze skalą za pomocą przycisku (1) Klonuj. Należy pamiętać o zmianie treści pytania oraz dodaniu między oba pytania pozycji (2) Przerwij stronę.
Jeśli w kwestionariuszu mają znaleźć się pytania otwarte, należy dodać za pomocą (1) plusa „+” (2) nową grupę pytań, następnie z pozycji po lewej stronie przeciągnąć opcję (3) Pytania otwarte oraz uzupełnić treść w polach (4) 360 – pytanie w 3 osobie liczby pojedynczej i (5) Samoocena – w pierwszej osobie liczby pojedynczej. Podobnie jak wcześniej, każde pytanie należy rozdzielić opcją (6) Przerwij stronę.
Istnieje możliwość dodania kwestionariusza w innym języku. Wystarczy w prawym górnym rogu kwestionariusza kliknąć pozycje (1) Język, w nowo otwartym oknie zaznaczyć (2) box przy języku i zatwierdzić przyciskiem (3) OK.
Następnie kwestionariusz zostanie podzielony na części i na jednej ze (1) stron wystarczy kliknąć (2) strzałkę w polu Język: Polski i wybrać z listy drugi język.
Wybrany język pojawi się w kwestionariuszu.
Ważne: w momencie wybrania więcej niż jednego języka kwestionariusza uzupełnienie danej wersji językowej jest możliwe, gdy dany język będzie wybrany z lewej strony ekranu.
W tym celu wystarczy rozwinąć pole (1) Język: Polski, następnie (2) wybrać drugi język klikając na niego.
Kiedy drugi język wyświetla się z lewej strony, można uzupełnić kwestionariusz treściami w tym języku.
Po uzupełnieniu wybranej wersji kwestionariusz będzie wyświetlał się jak poniżej.
Po wprowadzeniu wszystkich pytań w celu korzystania z przygotowanego kwestionariusza niezbędne jest jego odblokowanie. Należy to zrobić za pomocą przycisku Wstecz.
lub pierwotną ścieżką: zakładka Szablony, a następnie Kwestionariusze otwarte – z lewej strony kliknąć (1) strzałkę przy Ocena 360, wybrać (2) projekt i w prawym dolnym kliknąć przycisk (3) Edytuj.
Następnie należy odblokować kwestionariusz: (1) odznaczyć box Zablokowany i (2) zapisać przyciskiem. Dzięki temu kwestionariusz będzie mógł zostać podpięty do utworzonego projektu.
Ważne, aby pamiętać, że kwestionariusz można edytować do momentu aż nie zostanie wypełniony, a odpowiedzi zapisane. Podczas trwającego badania także nie można dokonywać zmian w kwestionariuszu. Jeśli zajdzie potrzeba dokonania modyfikacji w powstałym wcześniej kwestionariuszu, należy go klonować i pracować już na sklonowanym egzemplarzu. Jeśli wcześniej zaznaczone zostało, że kwestionariusza nie można klonować, zawsze można to edytować odznaczając tę opcję.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska