Akademia wiedzy


W czym możemy Ci pomóc?

Szukaj:


Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages


Wróć do poprzedniej strony

Instrukcja FinxS Sales Assessment


  1. Słownik pojęć
  2. Logowanie do systemu
  3. Zgoda RODO
  4. Rodzaje raportów FinxS Sales Assessment
  5. Otwieranie nowego projektu
  6. Wysyłanie zaproszeń i instrukcji do badania
  7. Generowanie raportu

 

1. Słownik pojęć

Poniżej znajduje się słownik przydatnych pojęć oraz informacji, z którymi warto się zapoznać przed rozpoczęciem pracy na platformie FinxS.

Platforma FinxS – innowacyjna platforma internetowa. To tu zakładane są projekty, gromadzone wyniki. Dzięki niej respondenci mogą wypełniać kwestionariusz on-line.

Użytkownik (platformy FinxS) – każda wyznaczona przez firmę osoba, która administruje korzystanie z Platformy (np. wskazany pracownik działu HR). Osoba, która rozpoczyna pracę z Platformą FinxS otrzymuje dostęp do swojego konta użytkownika. Link do platformy, login i hasło przesyła konsultant Extended Tools Polska.

Respondent – osoba, która wypełnia kwestionariusz FinxS Sales Assessment i dla której generowany jest raport.

Raport – zawiera wynik respondenta (bądź zbiorczy wynik grupy w przypadku raportu zespołowego). Dostępne są różne rodzaje szablonów raportów: ogólne i profilowane.

FinxS Sales Assessment (FSA) – to unikalne narzędzie diagnostyczne służące do wspierania rozwoju sprzedawców. Wykonanie analizy zajmuje około 25 minut i odbywa się on-line.

Projekt/Otwieranie Projektu – miejsce, gdzie będą gromadzić się wyniki analiz. Każdy użytkownik może otwierać wiele projektów, co pozwala na uporządkowanie i łatwiejsze zarządzanie zgromadzonymi wynikami. Przykładowo możemy otworzyć projekt dla wszystkich osób z firmy X, a inny dla wszystkich osób biorących udział w szkoleniu Y. Tworząc projekt należy starannie wypełnić wszystkie pola oznaczone gwiazdką (po zapisaniu – nie można ich edytować). Informacje jakie należy wprowadzić to m.in: nazwa organizacji, nazwa projektu; kod dostępu (opisany poniżej); metoda wysyłania raportów.

Kod dostępu – otwierając nowy projekt zawsze należy ustalić indywidualny, przypisany do konkretnego projektu kod dostępu. Zaczyna się zawsze przedrostkiem POL, wpisujemy go zawsze wielkimi literami: POL-XXX. Może to być skrót nazwy firmy + rok; ważne, aby był on wpisany wielkimi literami. Należy pamiętać, że raz ustalonego kodu dostępu nie można później edytować. Kod dostępu przy konkretnym projekcie ustalamy raz, jednak jest on niezbędny w dalszych krokach np. przy wysyłaniu instrukcji do respondentów.

Zaproszenie do badania – informacja wysyłana mailowo, która zawiera link do kwestionariusza,  kod dostępu: POL-XXX oraz krótką informację o tym ile powinno trwać badanie, czego dotyczy i jakie warunki należy zapewnić sobie podczas badania [więcej w części Wysyłanie zaproszeń i instrukcji do badania].

Generowanie raportu – pobieranie z systemu wybranego raportu osoby, która przeszła badanie FinxS Sales Assessment.

Punkty – są niezbędne, aby wygenerować raport w systemie FinxS. Dodaje je na konto konsultant Extended Tools Polska po otrzymaniu od klienta podpisanego formularza zamówienia. Analiza FSA to równowartość 7 punktów, które pobierane są podczas pierwszego generowania raportu. Każde kolejne wygenerowanie raportu dla tego samego wyniku (np. w formie innego szablonu raportu czy w innej wersji językowej) nie pobiera już punktów.

 

2. Logowanie do systemu

W celu zalogowania się na platformę FinxS wystarczy wejść w podany link: https://www.finxs.com/users/sign_in

Następnie należy wpisać (1) Nazwę użytkownika (login) oraz (2) hasło, przesłane wcześniej przez konsultanta Extended Tools Polska.

W przypadku pierwszego logowania konieczna jest akceptacja regulaminu.

Bardzo ważne jest, aby przy pierwszym logowaniu zmienić hasło dostępu. W tym celu wystarczy wejść w zakładkę (1) Użytkownicy i z rozwijanej listy wybrać (2) Administracja użytkowników.

 

Następnie przejść do zakładki (1) Hasło i po  prawej stronie kliknąć przycisk (2) Edytuj.

 

Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić wszystkie pola:

Dotychczasowe hasło – np. to przesłane przez konsultanta przy zakładaniu konta
Nowe hasło i Wpisz ponownie nowe hasło i na koniec kliknąć przycisk Zapisz.

 

Nową funkcjonalnością systemu, jaka pojawiła się w związku z wejściem w życie RODO, jest przycisk umożliwiający błyskawiczną zmianę hasła na koncie. Jest to  alternatywa dla pierwszego sposobu opisanego powyżej.

Po zalogowaniu na platformę wystarczy kliknąć (1) strzałkę przy nazwie Użytkownika, dzięki czemu rozwinie się lista, a następnie przycisk (2) Zmień hasło. I podobnie jak poprzednio wystarczy uzupełnić pola i zapisać zmiany.

 

Po skończonej pracy zawsze należy wylogować się z platformy. Zwłaszcza, jeżeli nie korzysta się z komputera prywatnego, ale pracuje na komputerze dostępnym dla innych użytkowników.

 

3. Zgoda RODO

Przed przystąpieniem do badania niezbędne jest uzupełnienie treści zgody, która wyświetla się respondentom. Zgodę możemy uzupełnić w ustawieniach konta, wówczas jej treść będzie się zaciągać do tworzonych projektów lub indywidualnie dla każdego z projektu [więcej w części Otwieranie nowego projektu]

W celu uzupełnienia zgody wystarczy wejść (1) Użytkownicy – (2) Administracja użytkowników.

 

Następnie wybrać zakładkę (1) ustawienia użytkowników i zjechać na sam dół strony.

 

W celu wprowadzenia zmian wystarczy kliknąć (2) Edytuj i uzupełnić puste pola danymi firmy.

Wprowadzenie zamian wystarczy zatwierdzić poprzez przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

 

4. Rodzaje raportów FinxS Sales Assessment

FinxS Sales Assessment – Dopasowanie do roli – Ogólny (dopasowanie do 4 ról sprzedażowych +/- indeks wymówek)

FinxS Sales Assessment – Dopasowanie do roli – Zaawansowany (dopasowanie do 8 ról sprzedażowych +/- indeks wymówek)

FinxS Sales Assessment – Rozwój – Ogólny (bez indeksu wymówek)

FinxS Sales Assessment – Rozwój – Zaawansowany (z indeksem wymówek)

 

5. Otwieranie nowego projektu

W celu założenia projektu należy wejść w zakładkę (1) Projekty, następnie z listy wybrać (2) FSA.

 

W lewym dolnym rogu znajduje się (1) przycisk +, na który trzeba kliknąć, aby utworzyć nowy projekt.

 

Otwiera się karta projektu do uzupełnienia, kluczowe są wszystkie pola z gwiazdkami. Na koniec należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

Kraj – może pozostać bez zmian

Organizacja – nazwa organizacji/firmy

Kod dostępu – indywidualny dla każdego projektu np. POL-PROJEKT

Nazwa – nazwa realizowanego projektu np. Warsztaty firmy XYZ; nazwa będzie widoczna na liście projektów pod FSA

Nazwa widoczna dla respondenta – należy wpisać: FinxS Sales Assessment

Metoda wysyłania – możliwość wyboru sposobu wysyłania raportu (szczegóły poniżej)

Odpowiadający interfejs – pozostaje bez zmian

Opis – pole opcjonalne, może zawierać szczegóły projektu

Data otwarcia –  data startu projektu, nie jest wymagana

Data zamknięcia –  data zakończenia projektu, nie jest wymagana

Status – pozostaje bez zmian jako Aktywny

Zapisz – przycisk do zaakceptowania wprowadzonych informacji

POLE: METODA WYSYŁANIA

 W polu Metoda wysyłania za pomocą strzałki rozwija się lista z dostępnymi opcjami.

nie wysyłaj – czyli wynik, który pojawi się w systemie nie zostanie nigdzie wysłany. Raport trzeba będzie pobrać ręcznie [więcej w części Generowanie raportu].

 

Email – po wybraniu tej opcji pojawią się nowe pola Do, Dw, Udw. Na podany w polu z gwiazdką Do adres e-mail będzie wysyłana informacja, że wynik pojawił się w systemie oraz czy wynik jest wiarygodny (jest opcja ustawienia dodatkowo osoby do wiadomości DW, a także kopii ukrytej UDW).

 

PDF Raport – po wybraniu tej opcji pojawią się nowe pola:

Chroń załącznik PDF – należy zaznaczyć w celu zabezpieczenia raportu wysyłanego na email. Przy ustawieniu automatycznego wysyłania wyników w formie pliku PDF można go dodatkowo zabezpieczyć hasłem. Jest to funkcjonalność dostosowana do wymogów nowej dyrektywy dotyczącej ochrony danych osobowych. Ustawione hasło będzie potrzebne osobie, do której zostanie przesłany raport w formie PDF.

Hasło do załącznika PDF – należy uzupełnić po wybraniu opcji powyżej Chroń załącznik PDF. Hasło należy wpisać otwierając załącznik z raportem.

Typ raportu – należy wybrać rodzaj raportu, który będzie automatycznie wysyłany na wpisany adres mailowy. Dostępne są 2 rodzaje raportów: Dopasowanie do roli i Rozwój. Każdy z raportów można wygenerować z wybranymi Sekcjami raportu (szczegóły poniżej).

Rola raportu – do wyboru Ogólne lub Zaawansowane

Szablon raportu – FinxS Tamplate

Język – należy wybrać język raportu z rozwijanej listy

 

Sekcje raportu – pole zależne od pola powyższego Rola raportu. Po wybraniu w polu Rola raportu opcji: Ogólne lub Zaawansowane pojawia się listą dostępnych sekcji. Można je dowolnie zaznaczać według potrzeb

Do, DW, Udw. Na podany w polu z gwiazdką Do adres e-mail będzie wysyłana informacja, że wynik pojawił się w systemie oraz czy wynik jest wiarygodny (jest opcja ustawienia dodatkowo osoby do wiadomości DW, a także kopii ukrytej UDW).

Wyślij do respondenta – opcja umożliwiającą wysyłkę raportu od razu do respondenta. Rekomendujemy pozostawienie pola pustego i omówienie z respondentem wyniku przed jego przekazaniem.

 

Dopasowanie do roli – ogólny i zaawansowany

 

Rozwój – ogólny i zaawansowany

Po uzupełnieniu wszystkich pól w celu utworzenia należy projektu kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

 

Po utworzeniu projektu należy wypełnić zakładkę (1) Zgoda RODO poprzez kliknięcie przycisku (2) Edytuj.

 

Po wejściu w edycję można całkowicie wyłączyć zgodę poprzez odznaczenie boxa w polu (1) Pokaż EU zastrzeżenie. Rekomendujemy pozostawienie boxa zaznaczonego oraz odpowiednie uzupełnienie treści.  W (2) wykropkowanych polach należy wprowadzić odpowiednie dane. Można zmodyfikować treść według potrzeb. Wprowadzenie zamian wystarczy zatwierdzić poprzez przycisk (3) Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

W każdej chwili można edytować projekt i zmieniać ustawienia. W tym celu należy kliknąć przycisk Edytuj znajdujący się w prawym dolnym rogu i dokonać potrzebnych zmian np. metody wysyłania raportów lub zmiany adresu mailowego. Jedynym elementem, którego nie można edytować jest kod dostępu i nazwa organizacji.

 

6. Wysyłanie zaproszeń i instrukcji do badania

Ważnym elementem jest odpowiednio przygotowana instrukcja dla respondenta. Zawsze powinien znaleźć się w niej link z adresem strony, gdzie umieszczony jest kwestionariusz do badania oraz odpowiedni kod dostępu zdefiniowany wcześniej w projekcie, pod którym mają pojawić się raporty i opcjonalnie jednorazowe hasła dostępu.

Jeśli projekt nie będzie zabezpieczony hasłami, można wtedy wysłać jedną instrukcję do kilku osób (znajdujący się tam kod dostępy jest uniwersalny). Jeśli projekt został utworzony z wybraniem opcji haseł jednorazowych należy wysłać wiadomość z innym hasłem dla każdej osoby. Jest to dodatkowa forma zabezpieczenia
i pozwala uniknąć sytuacji, w której osoba niezaproszona wypełni kwestionariusz lub jedna osoba wypełni kwestionariusz dwukrotnie (w przypadku ustawień automatycznego generowania raportu, spowodowałoby to pobranie punktów – niepotrzebny koszt).

 

Poniżej znajdują się przykładowe instrukcje w dwóch wersjach językowych:

 Wersja w języku polskim:

Zapraszamy do wypełnienia kwestionariusza FinxS Sales Assessment, w tym celu:

  1. Proszę wejść na stronę: http://www.finxs.com/?int_lang=POL
  2. Wprowadzić kod dostępu: POL-(bez spacji)
  3. Wprowadzić wymagane informacje indywidualne
  4. Wybrać swój język ojczysty
  5. Wprowadzić swoje odpowiedzi zgodnie z instrukcją

Wypełnienie kwestionariusza powinno zająć od 25-30 minut
Proszę zarezerwować sobie czas i miejsce, w którym nikt nie będzie Państwu przerywał ani przeszkadzał.
Wypełniając kwestionariusz proszę odnosić się do swoich zachowań w procesie sprzedaży.

 

Wersja w języku angielskim:

We invite you to fill in the FinxS Sales Assessment questionnaire, for this purpose:

  1. Please go to the website: http://www.finxs.com/
  2. Enter the access code: POL-(without spaces)
  3. Enter the required individual information
  4. Choose your mother tongue
  5. Enter your answers in accordance with the instructions

It should take from 25-30 minutes to complete the questionnaire.
Please reserve a time and place where no one will interrupt or disturb you.
When filling in the questionnaire, please refer to your behaviour in the sales process.

  

7. Generowanie raportu

 

Przed wygenerowaniem raportu należy się upewnić, że na koncie jest odziedziczony właściwy szablon graficzny FinxS – wzór poniżej.

Platforma FinxS -> Szablony -> Szablony raportów -> z lewej strony pod logo FinxS z rozwijanej listy wystarczy wybrać Szablony systemowe -> następnie  FinxS Template -> i kliknąć przycisk Dziedzicz.

Następnie wystarczy kliknąć na FinxS Template i w polu Domyślny przycisk Zmień na domyślny.

 

 

W celu wygenerowania raportu z systemu należy z menu na górze strony wybrać zakładkę (1) Baza danych, a następnie z rozwiniętej listy pozycję (2) Baza osób.

 

Następnie należy przejść w lewy górny róg do menu (1) FSA, rozwinąć listę dostępnych projektów i (2) wybrać projekt, z którego ma być pobrany raport.

 

Po wybraniu projektu pojawi się lista osób, które wypełniły kwestionariusz. W celu wygenerowania raportu wystarczy wybrać osobę zaznaczając (1) box po lewej stronie przy danym nazwisku, dodatkowo (2) zaznaczona osoba pojawi się nad tabelą z wynikami, na koniec wystarczy kliknąć przycisk (3) Drukuj PDF znajdujący się na z lewej strony, nad lub pod tabelą.

 

Pojawi się wtedy okno, w którym należy wybrać:

Typ raportu – do wyboru Dopasowanie do roli lub Rozwój

Role – do wyboru Ogólne lub Zaawansowane

Szablon raportu – FinxS Tamplate

Język – należy wybrać język raportu z rozwijanej listy

 

Sekcje raportów – można wybrać wszystkie sekcje lub kluczowe dla danego projektu

Metoda wysyłania – do wyboru Pobierz PDF i Wyślij email. Przy wybraniu PDF plik zostanie pobrany i zapisany na urządzeniu. Przy opcji Email pojawią się pola do wpisania adresu email: DO, DW, UDW. Należy uzupełnić przynajmniej jedno pole: DO.

 

Pełen koszt – informacja o ilości pobranych punktów. Jeżeli raport jest generowany po raz pierwszy, w polu przy pozycji pojawi się wartość 7.  Oznacza to, że system pobierze z dostępnej puli użytkownika 7 punktów. Dla tego samego wyniku można generować ponownie kolejne raporty, np. inny rodzaj raportu lub raport w innym języku, wtedy system pokaże w tym miejscu 0. Oznacza to, że nie jest to opcja płatna i punkty nie zostaną pobrane.

Wybrane osoby – imię i nazwisko wybranej osoby

OK – przycisk zatwierdzający wybrane opcje, wystarczy go kliknąć w celu wygenerowania raportu

 

 

Dziękujemy

 

 





Przewiń do góry

Chcesz dowiedzieć się więcej jak możemy Ci pomóc?


    Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska