Czego dowiesz się z tego tekstu?
Większość organizacji wkłada ogromny wysiłek, czas i budżet w to, aby jak najlepiej powitać nowego członka zespołu. Tworzymy rozbudowane procesy onboardingowe, dbamy o pierwsze wrażenie i ułatwiamy aklimatyzację w strukturach firmy. Co dzieje się jednak w momencie, gdy ta wspólna ścieżka dobiega końca? Niestety, w wielu firmach proces rozstania wciąż przebiega w chłodnej atmosferze, naprędce i bez jasnego planu. To poważny błąd strategiczny.
Offboarding to nic innego jak profesjonalnie zaplanowany i usystematyzowany proces pożegnania pracownika, który odchodzi z organizacji. Dotyczy to każdej sytuacji – zarówno tej, w której pracownik sam podjął decyzję o zmianie miejsca zatrudnienia, jak i tej, gdy to firma decyduje o zakończeniu współpracy.
Nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi wymaga zmiany perspektywy. Odejście człowieka z firmy nie powinno być traktowane jako temat tabu czy powód do wzajemnych żalów. To całkowicie naturalny etap w tak zwanym cyklu życia pracownika. W dobie niezwykle dynamicznych zmian rynkowych, globalizacji i pracy hybrydowej rotacja w zespołach jest zjawiskiem powszechnym. Sposób, w jaki firma zamyka ten etap, ma kolosalne znaczenie dla jej przyszłości.
Dlaczego to tak istotne? W psychologii biznesu i marketingu rekrutacyjnym ogromną rolę odgrywa tzw. zasada ostatniego wrażenia. Ludzki mózg ma tendencję do oceniania całych doświadczeń przez pryzmat tego, jak się one zakończyły. Nawet jeśli pracownik spędził w firmie trzy lata, realizując świetne projekty i rozwijając swoje kompetencje miękkie, chaos lub brak szacunku podczas ostatnich tygodni pracy mogą całkowicie zepsuć jego ogólne wspomnienia.
Odchodzący pracownik staje się ambasadorem (lub antyambasadorem) naszej marki na rynku pracy. Opinie w serwisach takich jak GoWork bezpośrednio wpływają na to, czy nowi, utalentowani kandydaci w ogóle zdecydują się odpowiedzieć na nasze ogłoszenia rekrutacyjne. Profesjonalny offboarding chroni więc wizerunek pracodawcy i buduje kulturę współodpowiedzialności.
Dobrze zaprojektowany offboarding to proces wielopoziomowy, który wymaga ścisłej współpracy między działem HR, bezpośrednim przełożonym oraz samym pracownikiem. Aby przebiegł sprawnie i bez niepotrzebnych nerwów, warto podzielić go na trzy kluczowe obszary.
To techniczna baza każdego rozstania. Obejmuje przygotowanie i podpisanie wszelkich niezbędnych dokumentów kadrowo-prawnych, rozliczenie się z niewykorzystanego urlopu oraz zwrot sprzętu firmowego (laptopa, telefonu, samochodu czy kart dostępowych). Równie ważnym krokiem jest ścisła współpraca z działem IT w celu terminowego i bezpiecznego cofnięcia uprawnień do wewnętrznych systemów, baz danych oraz firmowej poczty e-mail. Jasna checklista pozwala uniknąć sytuacji, w której były już pracownik miesiącami ma dostęp do poufnych informacji organizacji.
Jednym z największych ryzyk związanych z odejściem pracownika jest utrata tzw. wiedzy cichej – unikalnych informacji o procesach, klientach, statusach projektów czy specyficznych rozwiązaniach, które dany człowiek miał „w głowie”. Skuteczny lider musi zaplanować proces przekazywania obowiązków (handover) z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto poprosić odchodzącą osobę o przygotowanie pisemnych podsumowań, nagranie krótkich instrukcji wideo lub przeprowadzenie spotkań wdrożeniowych dla współpracowników, którzy przejmą jej zadania. Dzięki temu zapobiegamy marnowaniu czasu i zasobów, które firma musiałaby poświęcić na ponowne odkrywanie tych samych rozwiązań.
Gdy pracownik odchodzi, w zespole naturalnie pojawia się niepokój. Ludzie zaczynają zastanawiać się nad przyczynami rozstania, co sprzyja powstawaniu plotek i może prowadzić do nagłego spadku morale. Zadaniem lidera jest otwarta i transparentna komunikacja. Należy poinformować zespół o zmianach w strukturze, wyjaśnić, jak będą dystrybuowane obowiązki w okresie przejściowym oraz podziękować odchodzącej osobie publicznie za jej wkład w rozwój firmy. Taka postawa buduje kulturę organizacyjną opartą na zaufaniu i poczuciu bezpieczeństwa.
Wiele organizacji, chcąc ustrukturyzować procesy, tworzy sztywne, bezwzględne procedury offboardingowe. Choć z perspektywy czysto operacyjnej i prawnej jest to w pełni zrozumiałe, w praktyce biznesowej takie podejście bardzo często zawodzi na poziomie ludzkim. Pułapka polega na mechanicznym traktowaniu każdego pracownika w dokładnie taki sam, bezosobowy sposób – bez względu na to, jaki reprezentuje styl zachowania, jak długo pracował w firmie i w jakich okolicznościach dochodzi do rozstania.
Żyjemy i działamy w niezwykle dynamicznym i wymagającym środowisku biznesowym. Tradycyjne, chłodne i czysto biurokratyczne podejście do zwalniania czy żegnania pracowników buduje dystans i potęguje stres u wszystkich stron procesu. Pracownik, który czuje się potraktowany jak kolejny numer w systemie, błyskawicznie traci resztki zaangażowania, a jego chęć do rzetelnego przekazania wiedzy spada do zera.
Nowoczesne organizacje coraz mocniej stawiają na rozwój i wykorzystanie kompetencji miękkich, takich jak inteligencja emocjonalna, empatia i elastyczność komunikacyjna. Te same zasady, które stosujemy podczas budowania zespołów czy rekrutacji, powinny obowiązywać również na finiszu współpracy.
Ludzie różnią się od siebie sposobem przetwarzania informacji, tempem adaptacji do zmian oraz reakcją na trudne sytuacje. Standardowy, identyczny dla każdego szablon rozmowy końcowej może sprawić, że firma straci szansę na pozyskanie wartościowych informacji zwrotnych, a samo rozstanie pozostawi po sobie ogromny niesmak. Aby offboarding był naprawdę skuteczny i przebiegał w atmosferze profesjonalizmu, proces ten musi zostać uszyty na miarę naturalnych potrzeb i cech osobowości odchodzącego człowieka.
Skoro wiemy już, że sztywne i bezosobowe procedury potrafią zepsuć nawet wieloletnie relacje, warto zadać sobie pytanie: jak podejść do odchodzącego pracownika w sposób indywidualny? Kluczem do sukcesu jest wykorzystanie wiedzy o naturalnych stylach zachowań, którą dostarcza model Extended DISC®. Narzędzie to, stosowane zazwyczaj na etapie rekrutacji, budowania zespołów czy rozwoju przywództwa, okazuje się niezwykle pomocne również na samym finiszu współpracy.
Każdy człowiek posiada unikalną kombinację czterech podstawowych stylów zachowań: D, I, S oraz C. Znajomość profilu Extended DISC® odchodzącego pracownika pozwala menedżerowi oraz działowi HR zdjąć z siebie ciężar zgadywania. Zamiast działać po omacku, lider otrzymuje konkretne wskazówki, jak poprowadzić rozmowę końcową, jak dawkować informacje i jak zminimalizować stres, który naturalnie towarzyszy zmianie miejsca zatrudnienia. Dopasowanie podejścia do konkretnych stylów Extended DISC®:
Jak wygląda raport z badania Extended DISC®? Jakie informacje można w nim znaleźć? Żeby dowiedzieć się, pobierz przykładowy raport:
Exit interview, czyli ustrukturyzowana rozmowa końcowa przeprowadzana zazwyczaj przez specjalistę z działu HR, to jeden z najważniejszych elementów całego procesu offboardingowego. Niestety, w wielu organizacjach to spotkanie bywa traktowane po macoszemu – jako przykry obowiązek polegający na odhaczeniu kilku standardowych pytań z gotowego szablonu. Tymczasem odchodzący pracownik to bezcenne źródło wiedzy o firmie. Nie ma już on interesu w tym, aby ukrywać niewygodne fakty przed przełożonymi, dzięki czemu może udzielić najbardziej szczerego i obiektywnego feedbacku.
Wykorzystanie wiedzy z modelu Extended DISC® podczas exit interview pozwala wejść na zupełnie nowy poziom diagnozy organizacji. Osoba prowadząca rozmowę, znając styl komunikacji pracownika, może w taki sposób formułować pytania, aby dotrzeć do sedna sprawy.
Dla przykładu – analityczny styl C zapytany ogólnie o atmosferę może odpowiedzieć zdawkowo, ale jeśli poprosimy go o wskazanie konkretnych procedur, które utrudniały mu codzienną pracę, wskaże nam realne luki systemowe. Z kolei relacyjny styl S, który naturalnie unika konfliktów, otworzy się dopiero wtedy, gdy poczuje pełne zaufanie i empatię ze strony rekrutera. Informacje zebrane podczas rzetelnie przeprowadzonego exit interview pozwalają firmie odkryć toksyczne zachowania menedżerskie, błędy w organizacji pracy czy nieefektywne ścieżki rozwoju, co daje solidną podstawę do wprowadzania natychmiastowych zmian naprawczych w kulturze organizacyjnej.
Inwestycja czasu i energii w mądre, oparte na psychologii i danych rozstanie z pracownikiem nie jest jedynie przejawem dobrego wychowania – to czysty zysk biznesowy. Firmy, które potrafią żegnać się z klasą, budują wokół siebie silną i lojalną sieć tzw. „Alumni”, czyli byłych pracowników. Osoby te, pracując już w innych miejscach na rynku, bardzo często stają się naturalnymi ambasadorami naszej marki rekrutacyjnej. Mogą polecać do naszej firmy utalentowanych kandydatów, a w wielu przypadkach sami stają się naszymi przyszłymi klientami lub strategicznymi partnerami biznesowymi.
Kolejną ogromną korzyścią jest możliwość przeprowadzania tzw. rekrutacji boomerangowych. Rynek pracy zatacza koło, a pracownicy, którzy odeszli z organizacji w doskonałych relacjach, po zdobyciu nowych doświadczeń i kompetencji w innych firmach, chętnie wracają do swojego poprzedniego pracodawcy.
Taki powracający pracownik to dla firmy ogromna oszczędność – doskonale zna już kulturę organizacyjną, specyfikę produktów oraz wewnętrzne procedury, dzięki czemu jego ponowny onboarding trwa bardzo krótko i niemal natychmiast zaczyna on przynosić firmie realne zyski. W ostatecznym rozrachunku profesjonalny offboarding pokazuje, że organizacja traktuje ludzi podmiotowo od pierwszego do ostatniego dnia, co jest najlepszą wizytówką każdej nowoczesnej firmy.
Wtedy jest wręcz kluczowy. Profesjonalne, oparte na procedurach i empatii rozstanie pozwala wyciszyć negatywne emocje i chroni firmę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi na rynku pracy (np. negatywnymi opiniami w sieci).
Extended DISC® dostarcza raportu o stylu komunikacji i reakcji na stres. Dzięki temu menedżer wie, jakich argumentów użyć, jak dawkować informacje i jak rozmawiać, by komunikat został przyjęty profesjonalnie, bez eskalacji napięć.
To proces połączony. Dział HR odpowiada za kwestie formalne, procedury i przeprowadzenie exit interview. Z kolei bezpośredni przełożony (lider) odpowiada za organizację transferu wiedzy oraz wsparcie emocjonalne zespołu.
—
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska