Poprawne zarządzanie grupą w środowisku zawodowym to klucz do sukcesu każdej organizacji. Bez odpowiedniego kierowania grupą nawet najbardziej utalentowanych pracowników może ona nie osiągać pełnych możliwości. Z jakich narzędzi warto skorzystać w skutecznym zarządzaniu zespołem? Co pomoże w zapewnieniu wysokiej motywacji, produktywności i zaangażowaniu?
Pierwszym krokiem w efektywnym zarządzaniu zespołem jest jasne określenie celów i oczekiwań. Członkowie zespołu muszą dokładnie wiedzieć, jakie są ich zadania i jakie wyniki są od nich oczekiwane.
Cele powinny być SMART, czyli:
Określenie takich celów pomaga w monitorowaniu postępów i motywuje zespół do osiągania wyznaczonych wyników.
Kolejną kwestią powiązaną z zarządzaniem zespołami jest komunikacja. To fundamentem skutecznego funkcjonowania jakiejkolwiek grupy, nie tylko w środowisku zawodowym. Menedżerowie powinni utrzymywać otwarty dialog ze swoimi pracownikami, ale także muszą działać aktywnie, np. organizując regularne spotkania, podczas których omawiane są cele, postępy i ewentualne problemy. Ważne jest, aby komunikacja była dwustronna – menedżerowie powinni słuchać swoich pracowników i być otwarci na ich opinie i sugestie.
W dobie cyfryzacji dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających komunikację w zespole, takich jak Slack, Microsoft Teams czy Zoom. Korzystanie z tych narzędzi pozwala na bieżąco wymieniać informacje, organizować spotkania i współpracować nad projektami, niezależnie od lokalizacji członków zespołu. Istotne, aby cały zespół miał jasność co do tego, kiedy i w jaki sposób używać konkretnych narzędzi, szczególnie jeśli niektóre osoby pracują zdalnie, a inne są obecne na miejscu w biurze.
Skuteczne zarządzanie grupą wymaga umiejętności przekazywania obowiązków. Menedżerowie powinni znać mocne strony swoich pracowników i przypisywać im zadania zgodnie z ich umiejętnościami i kompetencjami. Delegowanie nie tylko odciąża menedżera, ale także daje pracownikom możliwość rozwoju i wykazania się w nowych obszarach.
Jak skutecznie delegować? Po pierwsze, jak menedżer zdefiniuj zadanie. Dokładnie wyjaśnij, na czym polega zadanie, jakie są oczekiwania i terminy. Po drugie, wybierz odpowiednią osobę: Przypisz zadanie pracownikowi, który ma odpowiednie umiejętności i doświadczenie. Po trzecie, zapewnij wsparcie. Bądź dostępny, aby odpowiadać na pytania i udzielać wsparcia w razie potrzeby. Po czwarte, monitoruj postępy. Regularnie sprawdzaj, jak idzie realizacja zadania, ale unikaj mikrozarządzania.
Bez zmotywowanej, chętnej do pracy grupy pracowników trudno wyobrazić sobie sukces w jakiejkolwiek firmie. W związku z tym menedżerowie powinni stosować różne techniki motywacyjne, aby utrzymać wysoki poziom zaangażowania i produktywności. Mogą to być na przykład:
Efektywne zarządzanie zespołem wymaga ciągłego rozwoju umiejętności przywódczych. Menedżerowie powinni inwestować w swój rozwój nie tylko poprzez stawianie sobie wyzwań i szukając feedbacku od swoich pracowników, ale także w ramach programów rozwojowych czy szkoleń. Świetnie zgrana grupa zatrudnionych wymaga lidera, który:
Regularne udzielanie i przyjmowanie feedbacku to kolejny element niezbędny do efektywnego zarządzania zespołem. Jak udzielać feedbacku? Przede wszystkim musi on być przeprowadzany regularnie i konstruktywnie. Pracownicy muszą dokładnie zrozumieć, jakie są oczekiwania w ich wypadku. Nie mogą mieć wątpliwości, jaki jest feedback, co muszą poprawić, a w jakich obszarach dobrze się sprawdzają.
Bez względu na wielkość zespołu czy jego główne cele, menedżerowie muszą rozumieć, jaki potencjał drzemie w poszczególnych pracownikach, a także jakie role w grupie są dla nich najlepsze. Aby się tego dowiedzieć, warto wykorzystać badanie Extended DISC®. Jego zadaniem jest sprawdzenie predyspozycji i naturalnych zachowań pracowników. Na badanie każdy pracownik potrzebuje poświęcić kilkanaście minut. W tym czasie członek zespołu zaznacza odpowiedzi w kwestionariuszu on-line, a jego efektem jest raport.
Raport z badania dotyczy zachowań pracowników rozumianych w różnych kontekstach. Przede wszystkim Extended DISC® pokazuje style zachowań oraz informuje na temat najczęściej występujących czynnikach motywujących i stresogennych. Pokazuje też typowe reakcje na sytuacje stresowe w przypadku danego pracownika. To spora dawka wiedzy, która pozwoli podczas zarządzania zespołem lepiej dobierać zadania czy zwracać uwagę na obciążenie obowiązkami. Może także pomóc liderowi w eliminowaniu konfliktów.
Ogromną zaletą Extended DISC® jest możliwość odkrycia roli zespołowej wybranego pracownika. Błędne dopasowanie zatrudnionych do roli w grupie to źródło frustracji i nieporozumień. Extended DISC® pomaga temu zapobiec, wskazując między innymi, jaka jest:
Badanie wyróżnia 10 ról zespołowych, którymi są Inicjator, Reformator, Entuzjasta, Uczestnik, Wykonawca, Gwarant, Specjalista, Projektant, Emisariusz oraz Planista. Dzięki narzędziu Extended DISC® liderzy mogą lepiej zrozumieć swoich pracowników, dowiedzą się także, co kryje się pod tymi nazwami.
Możliwości wynikające z analizy narzędzia są ogromne. Liderzy mogą w ten sposób unikać podstawowych błędów w zarządzaniu. Mogą także lepiej wpływać na kształt osoby danej grupy, np. poprzez podjęcie decyzji o zmianach w zespole, zatrudnieniu nowej osoby z zewnątrz lub rozpoczęciu szkoleń, które wzmocnią pożądane kompetencje w zespole. Extended DISC® można zastosować także jako etap procesu rekrutacji, aby uzyskać lepszy obraz kandydata i jego miejsca w przyszłym zespole.
To jednak nie wszystko. Extended DISC® wskazuje między innymi:
Zadaniem menedżera będzie skuteczne wykorzystanie tych informacji w praktycznej, codziennej pracy. Daje to szansę nie tylko na skuteczne zarządzanie, ale również na wprowadzanie istotnych i korzystnych zmian, zarówno dla organizacji, jak i dla samych pracowników.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska