Bez prawidłowego onboardingu trudno wyobrazić sobie integrację nowego pracownika z zespołem. Z punktu widzenia lidera ważne jest nie tylko przygotowanie samego kandydata do efektywnego wykonywania obowiązków, ale również zadbanie o właściwe nastawienie zespołu na przyjęcie nowego członka. Dobrze przeprowadzony onboarding zwiększa komfort nowego pracownika, przyspiesza jego adaptację oraz pozytywnie wpływa na atmosferę i wyniki całego zespołu.
Udana rekrutacja to dopiero połowa sukcesu. Pozyskany pracownik musi w odpowiednim tempie zaaklimatyzować się w nowym miejscu. To nowa, dość stresująca sytuacja dla tej osoby, ale także dla reszty zatrudnionych. Dlatego zacznij od poinformowania zespołu z odpowiednim wyprzedzeniem o pojawieniu się nowego pracownika. Dobrym rozwiązaniem jest krótkie przedstawienie jego sylwetki – kim jest, jakie stanowisko obejmie oraz jakimi kompetencjami i doświadczeniem dysponuje. Dzięki temu zespół będzie miał możliwość mentalnego przygotowania się na zmiany, unikniesz też niepotrzebnych spekulacji i napięć.
Lider powinien szczegółowo omówić z zespołem rolę nowego pracownika oraz jasno wskazać, jak jego obecność wpłynie na podział obowiązków. Otwarte wyjaśnienie oczekiwań wobec nowego członka oraz określenie, jakie będą jego obowiązki, pomoże uniknąć konfliktów kompetencyjnych. Pracownicy zyskują wtedy poczucie bezpieczeństwa i jasności sytuacji.
Kolejnym istotnym krokiem onboardingu pracownika jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za opiekę nad nowo zatrudnioną osobą. Lider czy pracownik HR nie musi być jedyną osobą odpowiedzialną za cały proces onboardingowy – warto wskazać doświadczonego członka zespołu, który będzie pełnił rolę mentora-buddy’ego. Taki opiekun pomoże nowej osobie szybko odnaleźć się w strukturach firmy, przekaże wiedzę nieformalną o funkcjonowaniu zespołu oraz ułatwi nawiązanie relacji interpersonalnych. Brak takiej osoby podczas onboardingu utrudnia wdrożenie, dlatego nie można pominąć tego kroku.
Lider powinien zadbać o odpowiednią atmosferę podczas pierwszego dnia nowego pracownika. Zorganizowanie krótkiego spotkania powitalnego lub wspólnego lunchu pomoże przełamać pierwsze bariery i nawiązać pozytywne relacje. To dobry moment na przedstawienie nowego pracownika zespołowi w luźniejszej, bardziej nieformalnej atmosferze.
Istotne także, aby firma miała prawidłowo poukładane procesy wdrażania nowego pracownika od strony technicznej. Niezbędny sprzęt, wszelkie istotne dostępy, założone konta czy poczta e-mail – te elementy muszą być gotowe, nim nowa osoba przekroczy próg firmy. Chaos w tym aspekcie może działać niezwykle demotywująco – bo skoro firma nie traktuje zatrudnionego jako priorytetu, to jak funkcjonuje na co dzień?
Regularne spotkania kontrolne są kolejnym elementem efektywnego onboardingu pracownika. Menedżer lub lider powinien systematycznie monitorować proces adaptacji, sprawdzając, jak nowy pracownik radzi sobie z obowiązkami i jak układają się jego relacje w zespole. Otwarte rozmowy umożliwią szybkie reagowanie na ewentualne problemy i dostosowanie procesu wdrażania do potrzeb nowego członka zespołu. Jeśli wcześniej został stworzony plan integracji nowej osoby, to spotkania te są świetną okazją do jego weryfikacji lub poprawy w razie konieczności.
Innym niezwykle istotnym aspektem jest również budowanie kultury feedbacku. Nowy pracownik powinien otrzymywać regularne informacje zwrotne dotyczące swoich działań oraz wsparcie w korygowaniu ewentualnych błędów. Dzięki temu szybciej poczuje się pewnie i doceniony, a także lepiej zrozumie oczekiwania wobec swojej pracy.
Lider powinien także zachęcić resztę zespołu do dzielenia się swoimi doświadczeniami i wiedzą. Warto stworzyć przestrzeń do współpracy, organizując cykliczne spotkania czy warsztaty, podczas których pracownicy będą mogli wymieniać się pomysłami, rozwiązywać wspólnie problemy i wzmacniać integrację zespołu.
Warto podkreślić, że onboarding pracownika nie kończy się po pierwszych dniach czy tygodniach pracy. To długotrwały proces, który wymaga regularnego monitorowania i zaangażowania zarówno ze strony lidera, jak i całego zespołu. Sukces onboardingu mierzy się ostatecznie tym, jak szybko nowy pracownik staje się integralną częścią zespołu i zaczyna w pełni realizować postawione przed nim cele biznesowe.
Dużym wsparciem w tym zakresie może być narzędzie Extended DISC®, które może być zastosowane zarówno podczas rekrutacji, jak i wobec osób, które są już obecne w firmie. Wcześniejsze przeprowadzenie badania ma znaczenie w kontekście poszukiwania nowej osoby – pomaga odszukać kompetencje, których zespół aktualnie nie posiada. Jednocześnie wykorzystanie Extended DISC® w rekrutacji daje mnóstwo informacji na temat kandydata, czyli np. o rolach przyjmowanych podczas pracy w grupie, najważniejszych czynnikach motywujących i stresogennych, stylu zachowania czy komunikacji. Analiza pochodząca z narzędzia to świetny punkt wyjścia dla menedżera, który chce zapewnić nowej osobie w firmie jak najlepszy start i możliwe jak najefektywniejsze “wejście”. Natomiast warto mieć na uwadze, że rekrutacja to nie tylko Extended DISC®. Powinna składać się z dodatkowych etapów, czyli np. rozmową i weryfikacją kompetencji twardych. Dopiero wówczas firma może podjąć decyzję i zatrudnić najlepszego kandydata.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska