Budowanie zespołu od podstaw – co musisz wiedzieć?

• Tagi:

Budowanie zespołu od podstaw jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania w każdej organizacji. Efektywny zespół jest fundamentem sukcesu firmy, dlatego warto poświęcić czas i uwagę na właściwe kształtowanie tej grupy. Jak w tym kontekście może być przydatny raport Extended DISC®? Jak wykorzystać to narzędzie, aby było wartościowe podczas budowania zespołu od podstaw?

Czym jest zespół?

W przedsiębiorstwach możemy spotkać dwa rodzaje zespołów – skupione wokół jednego konkretnego działania, np. dział sprzedaży, księgowości i tym podobne, czyli zrzeszające osoby o podobnym zestawie kompetencji. Drugi rodzaj zespołów jest interdyscyplinarny, tzn. w jego skład wchodzą osoby, które mają kompletnie inne umiejętności, ale należą do jednej grupy, która zajmuje się jednym lub kilkoma projektami. Bez względu na typ grupy, jej głównym celem będzie wspólna praca nad realizacją celu biznesowego. Co istotne, zespół to nie tylko suma indywidualnych kompetencji, ale synergia współpracy, która prowadzi do osiągnięcia lepszych wyników, niż każdy członek zespołu mógłby zrealizować samodzielnie.

Proces tworzenia zespołu

Proces tworzenia zespołu rozpoczyna się od określenia celów i potrzeb organizacji. Należy odpowiedzieć sobie na pytania, czy potrzebujemy zupełnie nowego działu (np. wspomnianych już księgowości czy sprzedaży), czy tworzymy nową grupę z osób, które są już zatrudnione w firmie.

Jak dopasować role w zespole?

Skuteczna współpraca pomiędzy poszczególnymi osobami to podstawa sukcesu każdej grupy. Ważne więc, aby zatrudnieni byli odpowiednio dopasowani do swoich ról. Warto pamiętać, że każdy członek zespołu wnosi unikalne umiejętności, doświadczenie, pomysły. Określenie roli umożliwia zrozumienie, w jak kompetencje mogą współtworzyć metodę realizowania zadań i radzenia sobie z wyzwaniami.

Z tego względu niezwykle istotne jest, aby pracownikom przypisywać się role, które najlepiej wykorzystują ich mocne strony. Wprowadza to nie tylko klarowny podział obowiązków w zespole, ale także wpływa pozytywnie na pracownika, który ma większą szansę na satysfakcję zawodową. Pomaga to także liderom w zarządzaniu zespołem i monitorowaniem jego postępów.

Extended DISC® a proces budowania zespołu

Kluczowym aspektem wyznaczania ról zespołowych jest obiektywna ocena potencjału pracowników, którzy mają wejść do grupy. Narzędzie, które to umożliwia, to Extended DISC®. Pozwala ono na zbadanie naturalnych predyspozycji i zachowań pracowników. Wystarczy kilka minut, aby każdy członek zespołu odpowiedział na pytania w kwestionariuszu on-line. Następnie lider otrzyma raport, który jest analizą odpowiedzi na podstawie 4 stylów zachowań:

• styl Dominujący (D), obejmujący takie cechy, jak niezależność i pewność siebie, nieustępliwość, potrzeba rywalizacji czy stanowczość,
• styl Towarzyski (I), czyli otwartość, towarzyskość oraz obawę przed krytyką innych,
• styl Wspierający (S) wskazuje na takie cechy jak umiejętność słuchania, ostrożność, opanowanie, jak również cierpliwość. Może także oznaczać skłonność do unikania zmian,
• styl Dokładny (C) to inaczej, jak sama nazwa wskazuje, dokładność i dyscyplina, przestrzeganie zasad, ostrożność.

Co ważne, badanie nie będzie w żaden sposób sprawdzać wiedzy merytorycznej czy branżowej pracowników. Tego typu weryfikacja również jest kluczowym etapem budowania zespołów, ale należy ją przeprowadzić jako pierwszą, aby uniknąć znaczących różnic np. w doświadczeniu czy umiejętnościach.

Natomiast rezultatem badania w formie procentów będzie dopasowanie odpowiedzi pracownika do dwóch, maksymalnie trzech stylów, np. DIC, gdzie D=50%, I=15%, a C=35%.

 

W czym może pomóc raport Extended DISC®?

Budowanie zespołu polega na takim dopasowaniu pracowników, aby każdy z nich mógł jak najefektywniej wykonywać swoje zadania oraz aby współpraca między poszczególnymi osobami była skuteczna i możliwie bezkonfliktowa (tego typu sytuacji nie da się uniknąć w 100%). W związku z tym raport Extended DISC® powstający na podstawie kwestionariusza daje wiele istotnych informacji dla liderów budujących zespół. Są to przede wszystkim dane na temat:

• postawy pracownika względem do pracy w grupie,
• roli w grupie – rozumiana jako powtarzające się zachowania,
• roli jako osoby podejmującej decyzje,
• roli jako osoby motywującej,
• roli jako osoby wykonującej zadania,
• postęp osiągany przez grupę – rozumiany jako metody wpływu na osiągnięcia zespołu.

Rolami, do których się odnoszą powyższe kwestie, są: Emisariusz, Uczestnik, Reformator, Entuzjasta, Gwarant, Wykonawca, Inspirator, Specjalista, Planista oraz Projektant. Każda ze wskazanych ról ma charakterystyczne cechy powiązane z powyższymi rolami, dzięki czemu łatwiej zrozumieć, w jakich sytuacjach dana osoba sprawdzi się najlepiej. Przykładowo wspomniany Inspirator to osoba, która bardzo chętnie prezentuje i wprowadza nowe pomysły, jest świetnym inicjatorem dyskusji, lub także szybko podejmować decyzję.

Poza tym w analizie Extended DISC® znajdują się także informacje dotyczące:

• stylu zachowań członków zespołu, czyli charakterystycznych cech opartych na wspomnianych 4 podstawowych stylach zachowań,
• stylu, który przeważa w zespole (tj. grupa może być postrzegana przez ich pryzmat), jak i tych brakujących w grupie,
• naturalnych i adaptowanych stylów zachowań obecnych w grupie,
• czynników motywujących,
• idealnego szefa – to sekcja, w której menedżerowie mogą się dowiedzieć, jakie zachowania przełożonego będą najskuteczniejsze wobec poszczególnych pracowników, 
• sposobu komunikacji pracownika z podziałem na najbardziej i najmniej komfortowe zachowania w tym aspekcie,
• pracy zespołowej. Obejmuje to wskazanie, jakie są najbardziej i najmniej komfortowe zachowania danego pracownika w grupie.

Wszystkie powyższe informacje będą niezwykle przydatne podczas budowania zespołu, gdyż pozwolą na znacznie dokładniejsze wyznaczenie ról czy np. weryfikację, czy w danej grupie są obecne osoby o potrzebnym profilu zachowań i naturalnych zdolności. Może się okazać, iż czegoś jednak brakuje i firma powinna wówczas albo rozpocząć poszukiwania nowego pracownika, albo np. przeprowadzić szerzej zakrojoną rekrutację wewnętrzną.

Wyznaczanie celów

Każdy zespół w organizacji powinien mieć wyznaczone cele – jednak jak dobrać wyzwania przed grupą ludzi, aby faktycznie byli je w stanie realizować z korzyścią dla całej firmy? Jedną z podstawowych i skutecznych metod wyznaczania celów rozwojowych jest metoda SMART, której pięć aspektów pozwala ukierunkować zarówno cele indywidualne, jak i grupowe. SMART oznacza, że cel ma być:

1. Specific, czyli precyzyjnie określony. Cel powinien odpowiadać na pytanie co jako grupa chcemy osiągnąć?
2. Mierzalne (Measurable). Oznacza to, aby zbierać konkretne dane, które będą pozwalały określić, czy dany cel został zrealizowany, czy zespół jest na dobrej drodze, aby osiągnąć założony sukces.
3. Osiągalne (Achievable). Czyli ich poziom musi być dostatecznie ambitny. 
4. Istotne (Relevant). Realizacja musi przynieść korzyści zarówno pracownikowi, jak i samej firmie.
5. Określone w czasie (Time-bound). Jeśli cele zespołowe nie będą ujęte ten sposób, to ich realizacja może być przekładana.

Dbałość o komunikację

Aby zbudować zespół i utrzymać go w dobrej kondycji, lider musi ponadto zwrócić uwagę na metody porozumiewania się pracowników. W rozpoznaniu stylu komunikacji przydatny będzie wspomniany już raport Extended DISC®, z którego można się dowiedzieć o przewadze jednego ze stylów lub braku innego w zespole. Konsekwencje tego faktu mogą być różnorodne. Przykładowo raport może wskazać, że nadmiar osób, które nie inicjują komunikacji w grupie, prowadzi do nieporozumień i niedopowiedzeń. Natomiast przewaga osób charakteryzujących się stylem Dominującym może tłumaczyć, dlaczego komunikacja często idzie w stronę konfrontacji i konfliktów.

Bez względu na faktyczny obraz zespołu w badaniu Extended DISC®, warto je wykorzystać na rzecz firmy i lepszej komunikacji zespołowej w kontekście budowania silnej, skutecznej grupy. Zebranie analiz poszczególnych pracowników pozwala na stworzenie mapy stylów zachowań, która jest doskonałym źródłem informacji na temat tendencji w danej grupie. Mapa będzie więc podstawą do podejmowania kolejnych działań, np. organizacji warsztatów zespołowych, zmianie w komunikacji czy roszad personalnych.

• Data: 15.04.2024
• |
• Autor: Extended Tools