W XXI wieku komunikacja jest jedną z najważniejszych, jeśli nie najważniejszą kompetencją nie tylko na rynku pracy, ale także w życiu codziennym. W związku z tym człowiek nieposiadający umiejętności komunikacyjnych może mieć ogromne trudności w realizacji szeroko pojętych celów – zarówno zawodowych, jak i prywatnych. Wynika to z prostej przyczyny – taka osoba nie umie słuchać (choć słyszy) i nie umie wyrażać swoich intencji (choć doskonale zna język, w którym się wypowiada). W tym artykule przedstawiamy informacje, które pozwolą dobrze poznać style komunikowania, a kolejno – znacząco poprawić komunikację w zespole. Informacje te to podstawa dla wszystkich liderów, menedżerów i kierowników, którym najbanalniej zależy na zachowaniu dobrej atmosfery w pracy każdego dnia.
Należy jeszcze zwrócić uwagę na aktualną sytuację firm. Wybuch pandemii spowodował nagłą, przymusową zmianę charakteru pracy – z pracy stacjonarnej na pracę zdalną. Współcześnie przedsiębiorstwa pracują w różnych systemach: stacjonarnym, zdalnym i hybrydowym. Badając style komunikacji, łatwiej jest dopasować rozwiązania nie tylko do charakteru pracy, ale także do charakteru samego pracownika, jego potrzeb i sposobów komunikowania się.
Warto jeszcze odpowiedzieć na pytanie o to, czym tak właściwie jest styl komunikacji. Najprościej rzecz ujmując, styl komunikacji to sposób, w którym pracownik wyraża swoje myśli. Jest to również określona treść wypowiedzi i oczekiwania komunikacyjne względem innych.
Wyróżnia się 4 style komunikacji Extended DISC. Są to: styl dominujący (D), styl towarzyski (I), styl wspierający (S) oraz styl dokładny (C). Zostały one opisane poniżej.
Głównymi cechami stylu dominującego są zorientowanie na wyniki i dominacja (ang. dominance). Często nazywany jest skrótowo stylem D, oznacza się go kolorem czerwonym. Przypisuje się mu m.in. następujące cechy:
Jak rozpoznać pracownika cechującego się stylem dominującym (D)?
Pracownik cechujący się stylem dominującym często się spieszy, zajmuje się wieloma projektami na raz. Dużo mówi, przerywa innym, ma problemy ze skupianiem się i słuchaniem. Może wydawać się nieuprzejmy, choć nie jest to celowe.
Jak komunikować się z pracownikiem cechującym się stylem dominującym (D), szczególnie podczas pracy zdalnej?
Osoby cechujące się stylem dominującym mają potrzebę samodzielności, a co za tym idzie – samodzielnego podejmowania decyzji. Warto więc uświadomić im, że praca zdalna w dużej mierze te potrzeby zaspokaja. Dobrym pomysłem może okazać się danie pracownikowi „wolnej ręki” co do godzin rozpoczynania i kończenia pracy wykonywanej w domu. Warto też zaznaczyć, że jeśli chodzi o spotkania online, pracownik ma dowolność, czy będą odbywać się one przy włączonych czy wyłączonych kamerach. Troszczenie się o częste dawanie możliwości wyboru może sprawić, że osoba cechująca się stylem dominującym doceni pracę zdalną i oceni ją jako taką, która zapewnia jej pożądaną przestrzeń osobistą.
Głównymi cechami stylu towarzyskiego są zorientowanie na ludzi i wpływanie (ang. influence). Często nazywany jest skrótowo stylem I, oznacza się go kolorem żółtym. Przypisuje się mu m.in. następujące cechy:
Jak rozpoznać pracownika cechującego się stylem towarzyskim (I)?
Pracownik cechujący się stylem towarzyskim jest przyjazny i otwarty. Nie tylko dużo mówi o sobie, ale też zadaje sporo pytań innym. Często podkreśla pozytywne aspekty spraw oraz podaje możliwe rozwiązania problemów.
Jak komunikować się z pracownikiem cechującym się stylem towarzyskim (I), szczególnie podczas pracy zdalnej?
Osoby towarzyskie zdecydowanie najgorzej radzą sobie z pracą zdalną. Brak kontaktów międzyludzkich – rozmów czy nawet zwykłego przebywania wśród innych osób – to czynniki, które mogą negatywnie wpłynąć na samopoczucie ludzi cechujących się stylem I, a kolejno – na jakość ich życia osobistego i pracy. Właśnie dlatego należy zadbać o spełnianie ich potrzeb kontaktowania się z innymi. Rozwiązań jest wiele. Pracownicy firmy podczas pracy zdalnej mogą być proszeni o włączanie kamer. Ponadto, można tworzyć wirtualne pokoje, w których, np. w każdy piątek, pracownicy będą mieli okazję napić się wspólnie, choć wirtualnie, kawy i porozmawiać. Oczywistym rozwiązaniem w trakcie powolnego przechodzenia pracowników z pracy zdalnej na pracę hybrydową bądź stacjonarną jest sprowadzanie do biura w pierwszej kolejności tych, którzy wyrażą taką chęć. Z dużym prawdopodobieństwem będą to właśnie spragnieni kontaktów międzyludzkich ludzie o stylu I.
Głównymi cechami stylu wspierającego są spokój i stałość/stabilność (ang. steadiness). Często nazywany jest skrótowo stylem S, oznacza się go kolorem zielonym. Przypisuje się mu m.in. następujące cechy:
Jak rozpoznać pracownika cechującego się stylem wspierającym (S)?
Pracownik cechujący się stylem wspierającym jest spokojny i opanowany, nawet w sytuacjach stresowych. Częściej słucha niż mówi. Przytakuje, gdy się z kimś zgadza, milczy, gdy ma inne zdanie niż rozmówca.
Jak komunikować się z pracownikiem cechującym się stylem wspierającym (S), szczególnie podczas pracy zdalnej?
Osoby cechujące się stylem wspierającym przede wszystkim potrzebują wsparcia. Jest to kwestia dość indywidualna, gdyż tego typu pracownicy z racji nieśmiałości i skrytości rzadko mówią o swoich problemach i oczekiwaniach. Właśnie z racji tego najczęściej potrzebują konkretnych, jasnych instrukcji. Ich dotychczasowe rytuały obowiązujące podczas pracy stacjonarnej mogą być niemożliwe do zrealizowania podczas pracy zdalnej. Dobrym pomysłem jest więc podpowiadanie takim pracownikom, jak mogą sobie na nowo radzić z problemami, które wymagają innych niż dotychczas rozwiązań (np. komunikowanie się mailowo bądź poprzez komunikatory internetowe zamiast „na żywo” ze współpracownikami). Warto też zadawać dużo pytań osobom cechującym się stylem wspierającym – tylko wówczas dowiemy się, jakie są potrzeby danego pracownika, a kiedy je zaspokoimy, otrzymamy gwarancję jego dalszej lojalności.
Głównymi cechami stylu dokładnego są analityczność i uległość (ang. complience). Często nazwany jest skrótowo stylem C, oznacza się go kolorem niebieskim. Przypisuje się mu m.in. następujące cechy:
Jak rozpoznać pracownika cechującego się stylem dokładnym (C)?
Pracownik cechujący się stylem dokładnym wyróżnia się świetną organizacją. Realizuje zadania w takiej kolejności, w jakiej sobie ustalił, utrzymuje porządek w dokumentacji i na biurku. Jest kulturalny i subtelny, szczególnie gdy dopuszcza się krytyki.
Jak komunikować się z pracownikiem cechującym się stylem dokładnym (C), szczególnie podczas pracy zdalnej?
Osoby o stylu dokładnym zdecydowanie najlepiej radzą sobie z pracą zdalną. Cisza, spokój i domowe warunki to elementy, które mogą sprawić, że pod względem zawodowym rozwiną skrzydła bardziej niż wtedy, gdy przebywały w biurze. Jeśli firma będzie decydować się na stopniowe przechodzenie z pracy zdalnej na pracę stacjonarną, pracownicy o stylu C mogą odczuwać potrzebę powolnego wdrażania się do pracy stacjonarnej, czyli stopniowego przechodzenia od pracy z domu, przez pracę hybrydową, aż do pracy w biurze. Dobrym pomysłem jest również rozważenie tego, by na stałe pracowali hybrydowo. To zapewni im komfort pracy, a jednocześnie pomoże w podtrzymywaniu relacji ze współpracownikami.
Jak widać, komunikacja interpersonalna jest niezwykle ważnym elementem każdego sprawnie działającego przedsiębiorstwa. Znajomość cech skutecznej komunikacji jest równoznaczna, szczególnie podczas pracy zdalnej, z zapewnieniem lepszej komunikacji w pracy, z motywowaniem pracowników, z pozyskiwaniem przez nich lepszych wyników i wreszcie – z sukcesem firmy. Żeby to zrobić, trzeba przede wszystkim obserwować i słuchać ludzi, a co za tym idzie – poznawać ich. Mimo że indywidualne podejście do każdego pracownika nie należy do łatwych zadań (jest wymagające i czasochłonne), to zdecydowanie warto wdrożyć je w każdej – małej, średniej i dużej firmie. Jak pisał Brian Tracy: „Komunikacja to umiejętność, której można się nauczyć. To jak jazda na rowerze czy pisanie na maszynie. Jeśli tylko nad nią popracujesz, możesz bardzo szybko poprawić jakość każdej części swojego życia”.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska