Komunikacja interpersonalna jest fundamentem efektywnej współpracy, zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej. Niestety, pomimo najlepszych chęci, bariery i błędy komunikacyjne stanowią często wyzwanie w nawiązywaniu i utrzymywaniu skutecznej interakcji między ludźmi. Zrozumienie źródeł tych barier oraz poznanie sposobów ich unikania jest kluczowe dla osiągnięcia “zdrowej” i efektywnej współpracy.
Niespójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych (np. ton głosu, gesty itp.) to jeden z podstawowych problemów, który może wpłynąć na występowanie barier w porozumiewaniu się w środowisku zawodowym.
Najogólniej rzecz ujmując, jest to sytuacja, w której odbiorca czuje, że nadawca jest w jakiś sposób nieszczery – przekazuje radosną informację w sposób, który sprawia, że wydaje się ona zła, czy np. istotny komunikat jest podkopany luźnym podejściem lub niedostosowanym słownictwem. Tego typu sytuacje wprowadzają zamieszanie i dają pole do interpretacji tego, co zostało powiedziane, choć w teorii intencja powinna być zupełnie inna.
Trudności mogą również wystąpić w sytuacji, kiedy komunikaty są niejasne lub mało precyzyjne. Tzw. korpomowa, w której w wielu słowach przekazuje się minimum konkretnych informacji, jest jedna z głównych barier w komunikacji w środowisku pracy. Taki sposób komunikowania jest też wyjątkowo podatny na interpretacje, plotki czy wyciąganie błędnych wniosków przez różne osoby.
Co jeszcze utrudnia rozmowę czy szerzej – komunikację firmową? Zakładanie założeń – gdy uważamy, że inni rozumieją naszą intencję lub znaczenie przekazu, co prowadzi do niejasności i błędów.
Wewnętrzne bariery komunikacyjne mogą także dotyczyć kwestii związanej z językiem. To sytuacja, w której nadawca komunikatu używa specjalistycznego słownictwa czy żargonu. taki komunikat, który nie jest dla wszystkich zrozumiały, nie budzi zainteresowania lub jest po prostu pomijany. Ponadto należy wziąć pod uwagę wszelkie różnice językowe oraz różnice kulturowe, które mogą pojawić się w międzynarodowej organizacji.
Innym zagrożeniem jest przeładowanie informacjami. Do tego typu sytuacji dochodzi, gdy w jednej rozmowie czy pojedynczym komunikacie chcemy przekazać zdecydowanie zbyt wiele. Ludzkie możliwości są pod tym względem ograniczone – nadmiar informacji może wprowadzać nieporozumienia i trudność z wyselekcjonowaniem tego, co najistotniejsze.
Co za tym idzie, bariery komunikacyjne dotyczą także trudności z utrzymaniem uwagi po stronie odbiorcy. Przeładowanie komunikatu danymi jest, niestety, symbolem naszych czasów. Do pracowników dociera mnóstwo komunikatów, z czego większość z nich nie jest związana z ich pracą. Wiąże się to z przeładowaniem i zmęczeniem, które może powodować obniżoną koncentracją w środowisku zawodowym, a co za tym idzie, błędną interpretację czy pominięcie istotnych szczegółów w trakcie komunikacji.
Ponadto bariery komunikacyjne często mają podłoże psychologiczne i emocjonalne. Silne emocje, złość lub stres, mogą zaburzać proces komunikacji, prowadząc do niekontrolowanego przekazywania treści. Mogą także powodować blokady językowe. Podobnym zagrożeniem są np. prywatne uprzedzenia czy brak zaufania do współpracowników.
Jak więc uniknąć bariery w komunikacji interpersonalnej?
Eliminowanie barier komunikacyjnych to zadanie zarówno dla organizacji, jak i dla poszczególnych pracowników, począwszy od liderów, a na członkach zespołu kończąc. Komunikacja to część kultury organizacyjnej, a więc sposobu, w jaki firma funkcjonuje, jak prowadzone są w niej procesy i jak wygląda współpraca pomiędzy pracownikami. Z tego względu warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak:
To jeden z elementów, który pozwala walczyć z barierami komunikacyjnymi w kontekście rozmów z pracownikami. Pełna uwaga zwrócona na to, co mówi druga osoba. Metoda ta polega na tym, aby w trakcie rozmowy zadawać pytania i parafrazować stwierdzenia rozmówcy. Wówczas zdecydowanie szybciej dojdziemy do porozumienia.
Jedną z nowoczesnych i zyskujących na popularności metodą zwalczającą bariery komunikacyjne jest prosty język. To zbiór zasad opracowanych przez Pracownię Prostej Polszczyzny, działającą przy Uniwersytecie Wrocławskim. Najogólniej rzecz ujmując, zasady prostego języka upraszczają komunikację i sprawiają, że pole do interpretacji znacząco się zawęża.
Sytuacje komunikacyjne wymagają od nadawcy, aby za każdym razem dostosował on język do odbiorcy i przekazywał informację bez uprzedzeń czy założeń. W wielu przypadkach zdaje to egzamin, ponieważ wszyscy dostają dokładnie takie dane, jakich potrzebują.
Emocjonalne zaangażowanie w rozmowę może kompletnie wypaczyć jej sens. Dlatego warto uprzednio zatrzymać się na chwilę i spróbować zachować spokój. Nie znaczy to, że w środowisku pracy nie ma miejsca na emocje. Wszyscy jesteśmy ludźmi, w związku z czym nie możemy nieustannie zaprzeczać temu, jak się czujemy. W przypadku ważnych rozmów warto jednak dać sobie moment na zastanowienie, czy aktualny stan emocjonalny nie będzie barierą komunikacyjną.
Różnorodność, z jaką obecnie mamy do czynienia na rynku pracy, czy to pokoleniowa, kulturowa, czy światopoglądowa sprawia, że musimy zwracać szczególną uwagę na sposób, w jaki się komunikujemy. Aby nie urazić czyichś uczuć i uniknąć nieporozumień, w przemyślany sposób dobierajmy słowa i starajmy się mówić w prosty i zrozumiały sposób.
Zanim zacznie się pokonywać bariery komunikacyjne, najpierw trzeba dowiedzieć się, jak pracownicy porozumiewają się ze sobą. Wsparciem w tej kwestii może być metoda Extended DISC®.
Czym jest Extended DISC®? To narzędzie biznesowe, które pozwala poznać m.in. style komunikacji w zespole. Samo badanie jest bardzo krótkie. Pracownik potrzebuje kilkanaście-kilkadziesiąt minut na zaznaczenie odpowiedzi w kwestionariuszu on-line.
Po wypełnieniu kwestionariusza otrzymujemy analizę, która obejmuje nie tylko styl komunikacji, ale również interpretację typowych zachowań czy informację na temat czynników motywujących, stresogennych, a także dotyczących naturalnych predyspozycji.
Analiza odpowiedzi badanego jest oparta na 4 podstawowych stylach komunikacji:
W kontekście barier komunikacyjnych warto pamiętać, że kluczem do efektywnej współpracy jest dostrzeżenie różnorodności i wyciągnięcie z niej tego, co najlepsze. Analiza zespołowa Extended DISC® to rozwiązanie, które pomaga pracownikom lepiej się komunikować, bez nieporozumień, barier i konfliktów.
Model Extended DISC® jest łatwy do wprowadzenia w firmie. Ponadto wyniki indywidualne badania pracowników łatwo łączą się w raporty grupowe. Sprawdź, jak wygląda przykładowy raport i w jaki sposób może pomóc Twojej firmie w pokonywaniu barier komunikacyjnych.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska