Coraz częściej mówimy o świecie przed COVID-19, w trakcie pandemii i świecie po jej zakończeniu. Nie ma chyba człowieka dla którego pandemia byłaby neutralna. My jednak skupimy się na tym jak optyka zmieniła się dla działów HR w przypadku badania zaangażowania, satysfakcji pracowników i produktywności. Pokażemy również dlaczego słuchanie głosu pracowników stało się dziś ekstremalnie ważne.
Zatem w świecie przed COVID-19 działy HR skupiały się na tym by słuchać głosu pracowników, badać ich zaangażowanie, słuchać sugestii. Wszystko po to, by ludziom bardziej chciało się chcieć, by byli zaangażowani, kreatywni i chcieli pozostać z nami na dłużej.
Dziś mniej mówimy o produktywności i zaangażowaniu, bo działy HR stanęły przed wyzwaniem szybkiego identyfikowania potencjalnych problemów, na które równie szybko muszą odpowiadać. Sytuacja jest bardzo dynamiczna i wymaga nieustannego dostosowania się.
Często musimy działać ponad procedurami i tworzyć je praktycznie “w locie”. Do niedawna większość firm, które dziś pracują w 100% zdalnie nie miało gotowych procedur, metod i narzędzi do tej formy pracy. Sytuacja wymusiła jednak zmianę i konieczność dostosowania się. Prześmiewcy opowiadają znany w sieci żart: “Kto stoi za transformacją cyfrową w Twojej firmie? a) CEO; b) CTO; c) COVID-19.”
Do niedawna raportowanie okresowe w działach HR było wystarczające. Obecnie ważny jest ciągły dopływ danych dostępnych w czasie rzeczywistym. Nie da się podejmować skutecznych decyzji bazując na danych sprzed dwóch miesięcy, a niekiedy nawet dwóch tygodni.
Praca z domu niewątpliwie ma wiele plusów i jednym tchem można wymienić: dłuższy sen, brak kosztów dojazdu (finansowych i czasowych), więcej czasu spędzonego z rodziną, rozwijanie hobby i inne. To w tym wszystkim jest super, ale my mamy niestety do czynienia z sytuacją wymuszoną pandemią koronawirusa.
Ludzie z dnia na dzień musieli przystosować się do nowego sposobu pracy. Ponieważ praca wkroczyła do ich przestrzeni mieszkalnej, a więc miejsca zarezerwowanego do spędzania czasu z rodziną, relaksu, po prostu do życia osobistego, siłą rzeczy doszło do zachwiania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.
Obawa o zdrowie i życie swoje oraz bliskich to obciążenie psychiczne wynikające z czynników zewnętrznych, ale nie jest bez znaczenia dla pracy. Pandemia naraża wszystkich na przewlekły stres, zarówno jako samo zjawisko, ale również to co ze sobą może nieść – śmierć, ciężką chorobę, utratę pracy.
Ludzie panicznie szukają teraz bezpieczeństwa, chcą wiedzieć co ich czeka, ale mają również silną potrzebę dzielenia się tym co sami czują, po prostu chcą być wysłuchani.
Chcąc dać możliwość wypowiedzenia się pracowników weźmy pod uwagę potrzeby organizacji, ale przede wszystkim wejdźmy w rolę służebną. Niektórzy mówią “karma wraca”, psychologia zaś wskazuje na regułę wzajemności. Ona działa w relacjach bezpośrednich, ale także w relacji pracownik – organizacja. Pomaganie pracownikom w trudnej sytuacji buduje więź i jest inwestycją we wdzięczność, a ta z czasem zaprocentuje.
Dlatego skupmy się na odczuciach i tym jak pomóc pracownikom. Dajmy im pod rozwagę twierdzenia oraz zadajmy bezpośrednie pytania, przykłady:
Przede wszystkim bez narażania na dodatkowy stres, czyli wykorzystajmy rozwiązania cyfrowe, ale takie, które dadzą nam gwarancję 100% anonimowości. To ważne, żeby uzyskać wysoki wskaźnik odpowiedzi i żeby były całkowicie szczere. Tylko takie dane dadzą nam podstawę do podejmowania trafnych decyzji, które przyczynią się do pozytywnej zmiany.
Jak można to zrobić pokażę na przykładzie platformy Hive.
W czasie “przed COVID-19” firmy regularnie sprawdzały co pracownicy myślą na temat zmian w firmie, jaki panuje nastrój w zespole, czy jak usprawniać np. spotkania zespołowe (sprawdź nasze Case Study: Jak pomogliśmy zmienić spotkania zespołowe kojarzące się ze stratą czasu w efektywne Team Meeting’s).
Obecnie warto na bieżąco monitorować morale zespołu wysyłając co dwa tygodnie podobny zestaw pytań np. dotyczący samopoczucia, czy równowagi między pracą a życiem prywatnym. Możemy dzięki temu monitorować jak podejmowane decyzje i komunikacja w zespole wpływa na wyniki. Ważne jest również to, że pracownicy mogą regularnie wypowiadać się w kwestii tego co czują. To silny bodziec do budowania relacji z organizacją, dla której pracownik nie jest wyłącznie trybikiem.
Hive jest czymś więcej niż sprawdzaniem za pomocą ankiet jak czują się pracownicy. To połączenie specyficznego podejścia i wiedzy o ludziach z technologią. Podejście Hive jest mocno zindywidualizowane, dlatego oprócz ankiet, które otrzymują wszyscy pracownicy dysponuje również “skrzynką sugestii”. Zwykle wykorzystywana jest do tego by zadać pytanie, napisać sugestię, zgłosić problem. W trakcie pandemii wykorzystywana jest również do zgłaszania obaw przez pracowników.
Pracownicy nadal mogą zgłaszać sugestie i zadawać pytania, ale mają też możliwość podzielenia się swoimi obawami w dowolnej chwili, w sposób anonimowy.
Samo wyrażenie obawy może być swego rodzaju wentylem, który tonuje emocje. W Hive HR lub manager może na tę obawę odpowiedź zachowując poufność autora. Służy do tego komunikator umożliwiający odpisanie na każdą zgłoszoną sugestię, a także na każdą odpowiedź udzieloną w ankiecie. To ważne by odpowiadać na obawy pracowników, które z czasem mogą przeradzać się w toksyczne dla relacji plotki.
Jak Hive dla o poufność? Najlepiej zobrazuje to film:
Ten prosty wskaźnik lojalności pracowników w szybki sposób może pokazać nam, czy istnieje zagrożenie odejść pracowników. Wiele firm obecnie redukuje zatrudnienie i zmniejsza zarobki, ale kolejną falą problemu mogą być dobrowolne odejścia pracowników, szczególnie z kluczowych stanowisk. W trudnej sytuacji firm nie stać na wdrażanie nowych pracowników i zawieszanie projektów, które aktualnie realizuje.
Zawsze jest miło usłyszeć od współpracownika słowa pochwały za dobrze wykonaną pracę. W dobrych czasach jak również w tych słabszych. Hive-Fives to funkcjonalność, która daje pracownikom możliwość wysyłania do siebie pochwał w z góry określonych kategoriach. Mogą nimi być m.in. wartości firmy. Szczególnie dla tych, którzy pracują w oddaleniu może to być dobra metoda by docenić wkład kolegi lub koleżanki z pracy.
Na pewno będzie inny. Pandemia wymusiła wiele zmian w technologii, ale również w sposobie myślenia i podejściu. Jednego możemy być pewni – ludzie byli, są i zawsze będą najważniejszą częścią biznesu. Dlatego bez względu na sytuację o nich należy zadbać w pierwszej kolejności.
Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska