Badanie zaangażowania


Bądź na bieżąco! Inspiracje, aktualności
i nowości z branży HR.

Case Study: Jak pomogliśmy zmienić spotkania zespołowe kojarzące się ze stratą czasu w efektywne Team Meeting’s

 

Spotkania zespołowe dla jednych są wysoce produktywne, a dla innych… to kompletna strata czasu. Dla nas najważniejsze jest aby przyjęte rozwiązanie DZIAŁAŁO – bez względu na to jaki sposób wymiany informacji stosuje firma.

My opieraliśmy się na tzw. „team meetingach”, które niestety nie działały tak jak powinny. Część pracowników uważała, że spotkania są potrzebne i konstruktywne (przede wszystkim liderzy). Natomiast pozostała część zespołu uważała, że organizowane są zbyt często i marnują czas.

Często jest tak, że ze spotkań najbardziej zadowoleni są głównie liderzy. Według badania „The economic impact of bad meetings„, wśród 1300 przebadanych menedżerów, 79% z nich uważa, że ich spotkania zespołowe są wysoce produktywne. Ponadto, jak dowodzi Jiajina Tonga z Uniwersytetu Pekińskiego, najbardziej aktywni uczestnicy spotkań uważają je za skuteczne i satysfakcjonujące. Jak myślisz, kto jest najbardziej aktywny podczas spotkań zespołowych?

Dokładnie tak – są to liderzy. Nie zrozum tego źle, bo to dobrze. O to chodzi w spotkaniach zespołowych – o aktywność, o wymianę informacji pomagających w wykonywaniu pracy. Mówiąc jednym słowem, chodzi o efektywność. Nie chodzi jednak o to, żeby tylko lider dużo mówił, ale żeby wszyscy byli aktywni i każdy z uczestników czuł się gospodarzem spotkania.

Z tego Case Study dowiesz się jak nasz zespół People Science pomógł zaangażować cały zespół w spotkania zespołowe. Słowem wyjaśnienia – People Science to nasi eksperci, którzy pomagają realizować badania pulsowe Hive – tworzyć pytania, analizować wyniki, planować i realizować komunikację wewnętrzną oraz wdrażać strategie wspierające kulturę zaangażowania.

Trzymaj rękę na pulsie

Rozwiązań na usprawnienie spotkań zespołowych jest naprawdę wiele. Mogliśmy usiąść i wspólnie z liderem stworzyć nowy format team meetingów. Lider mógł nawet przeszkolić się z „Organizowania skutecznych spotkań”. Oferta szkoleń jest tak bogata, że z pewnością coś by się znalazło. Lider mógł też zlecić zaufanemu i łebskiemu pracownikowi zrobienie researchu „dobrych praktyk spotkań zespołowych” oraz zaproponowanie tych najlepszych.

Pewnie każdy ze sposobów jest sensowny i ma szansę usprawnić team meetingi. My postanowiliśmy pójść jeszcze dalej. Wiemy, że ludzie są bardziej zaangażowani i odpowiedzialni za coś, co sami tworzą. Korzystając z wiedzy i kreatywności pracowników postanowiliśmy dać wszystkim możliwość współtworzenia nowej formuły spotkań zespołowych.

Najpierw wykonaliśmy badanie pulsowe Hive zadając pracownikom 5 pytań m.in.:

  • Czy spotkania zespołowe są dla Ciebie pomocne?
  • Według Ciebie, jak często powinny odbywać się spotkania zespołowe?

 

Były wśród nich również dwa pytania otwarte i jeszcze jedno pytanie ze skalą – treść wszystkich znajdziesz w przewodniku: krok po kroku do zwiększania efektywności spotkań zespołowych.

Nie narzuciliśmy nic z góry. Oczywiście poza pytaniami, które zadaliśmy w taki sposób, aby dostarczyły nam informacji w jakim kierunku powinny pójść zmiany. W pozostałym zakresie zaufaliśmy wiedzy i kreatywności pracowników.

W badaniu wzięli udział prawie wszyscy pracownicy. Zgodnie z przewidywaniami wyniki były dość krytyczne. Okazało się, że duża część zespołu nie uważa, by spotkania wnosiły jakąś wartość do ich pracy. Część chciała też by odbywały się rzadziej – raz na dwa tygodnie. W pytaniach otwartych wskazali: brak agendy, niepunktualność, zbyt długi czas trwania. Pojawiło się również dużo pomysłów, takich jak:

  • powinniśmy wyznaczać lidera na każdym spotkaniu – osobę kierującą jego przebiegiem,
  • zakaz zabierania laptopów,
  • każdy indywidualnie powinien przygotować się wcześniej do spotkania,
  • tematy do omówienia zgłaszajmy przed spotkaniem.

 

Kolejnym krokiem było spotkanie warsztatowe z zespołem, na którym pokazaliśmy wyniki oraz wspólnie dokonaliśmy analizy i sformułowaliśmy wnioski. Zespół określił o czym chce rozmawiać podczas spotkań oraz jakie zasady będą obowiązywać. Wszystkie zasady znajdziesz w przewodniku: krok po kroku do zwiększania efektywności spotkań zespołowych.

Tu powinien wyświetlić się baner z możliwością pobrania Przewodnika.

Całość zamknęliśmy w dwa tygodnie, czyli od momentu przeprowadzenia badania pulsowego do chwili spotkania zespołowego w nowym formacie.

Sformułowane przez pracowników zasady dały im przestrzeń do wypowiedzi oraz bezpieczeństwo swobodnego wyrażenia własnych myśli. Jednak to co najważniejsze – autorami nowego formatu Team Meetingów byli sami pracowni. Poczuli się współodpowiedzialni za ich przebieg. Tym bardziej, że na każdym spotkaniu funkcję lidera pełni ktoś inny. Z naszej luźnej obserwacji wynika, że zaangażowanie wzrosło o co najmniej 200% ;). Teraz aktywni są wszyscy, a nie jak kiedyś tylko niektórzy członkowie zespołu, w tym przede wszystkim lider.

Wiedz jednak, że nawet jeśli spotkania zespołowe zostaną udoskonalone i funkcjonują wyraźnie lepiej, to zawsze jest coś, co można jeszcze poprawić. Dlatego po dwóch miesiącach powtórzyliśmy badanie pulsowe zadając dokładnie te same pytania co za pierwszym razem.

Wyniki poprawiły się. Okazało się, że nikt już nie chciał spotkań zespołowych rzadziej niż raz na tydzień. Zobacz poniższe wyniki, które zostały wygenerowane z platformy Hive:

 

Według Ciebie, jak często powinny odbywać się spotkania zespołowe?

Tu powinien wyświetlić się screen z wynikami badania

Wyniki pierwszego badania pulsowego Hive wykonane na przełomie września i października 2019 roku

 

Tu powinien wyświetlić się screen z wynikami drugiego badania.

Wyniki drugiego badania pulsowego Hive wykonanego w grudniu 2019 roku

 

Pracownicy wskazali też, że spotkania zespołowe w większym stopniu pomagają im w codziennej pracy. Zobacz poniższy wykres:

 

Spotkania zespołowe są dla mnie bardzo pomocne

Tu powinien wyświetlić się screen z kolejnymi wynikami badania pulsowego

Wyniki pierwszego badania pulsowego Hive wykonane na przełomie września i października 2019 roku

 

Tu powinien wyświetlić się drugi wykres

Wyniki drugiego badania pulsowego Hive wykonanego w grudniu 2019 roku

Po wprowadzeniu zmian wszyscy pracownicy zaznaczyli odpowiedzi od 5 do 8 w porównaniu do 2-9 w poprzednim badaniu. Zdecydowana większość zespołu wskazała, że spotkania zespołowe pomagają im w codziennej pracy, część osób zajęła stanowisko neutralne.

Skorzystanie z Hive umożliwiło nam również szybką analizę udzielonych odpowiedzi w pytaniach otwartych. Polega ona na generowanej w czasie rzeczywistym chmurze najczęściej występujących słów.

Chmura najczęściej występujących słów

Tu powinien wyświetlić się screen przedstawiający "chmurę słów" wygenerowaną przez Hive.

Wyniki drugiego badania pulsowego Hive wykonanego w grudniu 2019 roku

Okazało się, że jedną z najczęściej poruszanych przez pracowników kwestii w pytaniu otwartym było „Interrupt”, czyli przerywanie. Ta „łyżka dziegciu” pokazuje, że mimo pierwszych sukcesów, praca nad udoskonalaniem to nie jest pojedynczy projekt, a proces ciągły. Dlatego warto trzymać rękę na pulsie i regularnie sprawdzać, czy nie zaczynamy gubić efektywności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc zwiększyć zaangażowanie pracowników w Twojej organizacji lub chcesz lepiej poznać platformę Hive – umów się na bezpłatną konsultację:

Tu powinien wyświetlić się button do umawiania spotkań z nami :)

  • Data: 07.05.2020
  • |
  • Autor: Adrian Paszczyk, Engagement Tools Expert

Czytaj również

Wszelkie prawa zastrzeżone - Extended Tools Polska